Definieer je project

Opdat je lab kan beslissen over processen, doelformaten en graad van inspanning, moet je zelf het antwoord op de volgende vragen kennen.

1) Wat is het doel van het project?
Bijvoorbeeld: preservering, distributie, ontsluiting, montage, meerdere, of ander.

2) Wat is uiteindelijk het algemene gebruik dat je voor ogen hebt? Welk gebruik voor elk concreet (afgeleid) project?
Bijvoorbeeld:
- Preserveringsmaster: langetermijnopslag.
- Raadpleegmaster: digitaal bestand dat lokaal voorhanden is.
- Raadpleegkopieën: voor streaming, met de mogelijkheid een nieuwe kopij van het origineel op dvd/video te branden.
Of
- Presentatie op een vergadering volgende week
Of
- Montage en uitzending

3) Bestaat er een organisatorische of projectspecifieke woordenschat? Indien ja, heb je een verklarende woordenlijst of een style sheet gemaakt?

4) Wat is de omvang van de totale collectie/preserveringsinspanning? Is dit bijvoorbeeld een eenmalig project, een pilootproject, fase één van drie? Wat is het prioriteitenschema voor het hele project, in het geval dat de elementen die geherformatteerd moeten worden deel uitmaken van een grotere collectie?

5) Wat zijn de beschikbare fondsen voor het project? Gaat het om giften of interne middelen? Indien dit laatste, zijn de fondsen dan nu beschikbaar of worden ze pas in de toekomst vrijgegeven?

6) Bestaat er een organisatorische infrastructuur of een beleid waarop je het project moet afstemmen – en dat je keuzes kan beïnvloeden? Indien ja, hoe zal de mogelijkheid om zelf de kwaliteitscontrole te behouden, alsook het gebruik van een doelformaat, én de ondersteuning van (en de service aan) de eindgebruiker, beïnvloed worden?

7) Wat zijn de beschikbare middelen voor het beheer van originele content/formaten en doelcontent/-formaten, inclusief IT-personeel, opslagmogelijkheden etc.?

8) Wat is je gewenste niveau van betrokkenheid in het project?

9) Wat zijn de parameters en criteria die je zal gebruiken om het eindproduct te beoordelen? Hoe staan de voorstellen van een potentieel lab tegenover deze criteria, en hoe zullen ze ingezet worden om jouw wensen te verwezenlijken?