Archipel

Periode: augustus 2010 - maart 2011 De workflow is ontwikkeld voor de digitalisering en archivering van analoge audiovisuele objecten, d.w.z.:

• film (diverse formaten op diverse formaten filmpellicule);
• video (diverse formaten op diverse formaten magnetische videoband en laserdisk);
• audio (diverse formaten op magnetische klankband, vinyl …).

Er is ook een uitbreiding gemaakt naar de encodering van enkele gangbare digitale dragers of formaten zoals Digitale Betacam en MiniDV, DAT of minidisk.

PACKED vzw en eDAVID hebben als concrete realisatie van deze workflow drie verschillende producten opgeleverd:

Manuscript voor een handboek

De integrale workflow digitalisering en archivering werd extensief neergeschreven in een manuscript dat kan dienen als basis voor een praktijkgericht handboek en een afgeleide online versie. De tekst richt zich op beheerders van collectiebeherende instellingen. Er werd een glossarium toegevoegd met de meestgebruikte termen en een literatuurlijst.

Cursuspakket over de integrale aanpak van digitalisering en archivering

Op basis van de workflow werd een modulair opgebouwd cursuspakket ontwikkeld. Onderdelen van dit eindproduct zijn:

• een opleidingsprogramma voor de volledige cursus met indeling in modules
• modulehandleidingen met leerdoelstellingen
• een tijdsschema
• slides voor presentatie/hand-outs
• oefeningen en bijbehorende oplossingen

Deze cursus werd in het kader van Archipel-WP1 georganiseerd en aangeboden i.s.m. PACKED vzw en eDAVID.

Opensourceplanningssoftware tool voor het beheer van de digitaliserings- en archiveringsworkflow

Dit is het eindproduct van de workflow. De tool bevat o.a. een sjabloon voor de opvolging van alle stappen en ingevulde voorbeelden.

Alle drie de producten omvatten onder andere de volgende onderdelen:

• Analyse van het bronmateriaal en de vereiste kwaliteit als basis voor de inhoudelijke en contextuele aansturing van de eigenlijke digitalisering: enerzijds de identificatie van de ‘significant properties’ van het origineel en/of het authentieke document en anderzijds het bepalen van de vereisten van de auteur, de collectiebeheerder en de gebruiker als onderdeel van de outputvereisten van het digitaliseringproces.
• Definiëren van de digitaliseringsparameters en de restauratiekeuzes.
• Restauratie van het analoge bronmateriaal en/of het document in gedigitaliseerde vorm.
• Omzetten van het analoge bronmateriaal naar een digitale vorm volgens de gedefinieerde vereisten en het behoud van kwaliteit en de kosten.
• Inhoudelijke en technische kwaliteitscontrole na digitalisering.
• Samenstellen van de vereiste representaties: digitale masters (bewerkt/onbewerkt), raadplegingkopieën.
• Voorbereiden van de invoering in een digitaal archief.
• Businessvertaling van het functionele model dat impliciet in de OAIS-norm vervat zit. De processen opname, beheer en terbeschikkingstelling worden concreet vertaald naar de vereiste processtappen en handelingen voor de langetermijnarchivering van audiovisuele documenten. Deze businessanalyse wordt de basis van een functionele analyse voor een operationeel archiveringssysteem.

PACKED vzw en eDAVID gaan ervan uit dat het handboek en cursuspakket niet als doel hebben om collectiebeheerders op te leiden om zelf digitaliseringsprojecten technisch uit te voeren, maar eerder om hen genoeg inzicht in het digitaliseringsproces te bieden zodat zij

• digitaliseringsprojecten kunnen plannen (de planning zelf, het inzetten van mensen, de inschatting van risico’s, budgettering …)
• digitaliseringsprojecten kunnen voorbereiden (de selectie van materiaal, klaarmaken/restaureren van analoog materiaal, verifiëren/klaren van de auteursrechten, de offertevragen opstellen, de aangeboden digitaliseringsdiensten beoordelen …);
• digitaliseringsprojecten kunnen opvolgen (de logistiek, de creatie van metadata, de kwaliteitscontrole …)

Naast digitalisering komt ook restauratie aan bod. Het handboek en het cursuspakket zullen duidelijk maken hoe restauraties kunnen worden gepland, voorbereid en opgevolgd. Hierbij hoort ook een beknopte introductie in audiovisuele techniek, waarbij het doelpubliek vertrouwd wordt gemaakt met een aantal essentiële technische eigenschappen van film en (analoge en digitale) video en met technische kernbegrippen m.b.t. film en (analoge en digitale) video.

PACKED vzw en eDAVID houden bij de uitvoering van hun taken, werkzaamheden en deliverables rekening met de standaarden en goede praktijken die via het project CEST reeds uitgewerkt werden en in de toekomst verspreid zullen worden.

Alle bepalingen met betrekking tot workflows, parameters, formaat, codecs, compressie e.a. zijn in overeenstemming met de vereisten die eDAVID vooropstelt voor de uiteindelijke duurzame digitale archivering.