Ideale Praktijken ('Best Practices')

Ideale praktijken ('Best Practices') Intro

Bij de preservering van installatiekunst komen alle aspecten van het preserveringsveld aan bod: een weerspiegeling van de brede waaier aan praktijken die wordt gehanteerd bij de creatie van dit soort werk. Zoals het de mediagebaseerde inhoud van deze website past, zullen de best practices inzoomen op één specifiek aspect – namelijk op hoe de dragers die onderdeel zijn van een installatiewerk op lange termijn bewaard kunnen worden. Zelfs dan is dit document slechts een work-in-progress, dat werd opgesteld om de fundamentele vragen die deze kunstwerken opwerpen in kaart te brengen, en om het recentste onderzoek in het veld te verzamelen.

Documenteren

Documenteren (Intro)

Documenteren is het proces van het verzamelen en organiseren van informatie over een werk, inclusief zijn staat, zijn inhoud en de handelingen die ondernomen werden om het werk te bewaren.

Een installatie kan bestaan uit verschillende elementen, en kan samengesteld zijn uit verschillende materialen die geen elektronische dragers zijn. Daarom is het cruciaal om, zodra een werk wordt opgenomen in een collectie, al zijn componenten te documenteren – inclusief het gedrag. Beschrijf zowel de dragers die onderdeel zijn van een werk als de apparatuur die zijn presentatie mogelijk maakt.

Het is ook belangrijk om de fysieke ruimte en omgeving waarin het werk is geïnstalleerd te documenteren. In deze zin zou een conservator een media-installatie moeten behandelen als een speciaal soort sculptuur. Elk deel is even belangrijk als het geheel.

Inventariseren en catalogiseren

De eerste fase van elk preserveringsproject is het in kaart brengen van de noden van het object/de objecten in kwestie. Voor een installatie met meerdere, onderling afhankelijke, componenten is een basisinventaris een noodzakelijke stap in dit proces. Het is belangrijk om niet alleen de verschillende dragers te documenteren, maar ook de afspeel- en weergaveapparatuur, die vaak even integraal deel uitmaakt van het werk. Het is daarom ideaal om een installatie in de vroege stadia van het preserveringsproces volledig te catalogiseren.

Dit is echter niet altijd makkelijk of haalbaar. In plaats hiervan is een basisinventaris op objectniveau – met informatie verzameld op papier of in een spreadsheet (bv. Excel) – een goede eerste stap.

Let bij het inventariseren in het bijzonder op beschadigde of zichtbaar verslechterde elementen en noteer de algemene samenstelling van de installatie.

Om een basisinventaris te maken van een installatie, documenteer je het volgende:
- Uniek identificatienummer
- Inschrijvingsnummer voor het werk
- Titel
- Kunstenaar(s)/maker(s)/ontwikkelaar(s)/designer(s): voornaamste betrokkenen en technische ploeg
- Datum van realisatie van de afgewerkte versie
- Dragerformaat/-formaten
- Verschillende leeftijden van de gebruikte dragers
- Een lijst van de apparatuur waarop de producent, het serienummer en de verkoper van elk onderdeel worden weergegeven
- Een lijst met de andere materialen die deel uitmaken van de installatie (indien van toepassing)
- De fysieke staat van alle dragers, apparatuur en ander materiaal
- Korte beschrijving van de relatie van de individuele delen tot het hele werk

Het is noodzakelijk om tijdens het preserveringsproces het materiaal dat gepreserveerd wordt grondig te catalogiseren. Hoewel het niet nodig is om volledige catalogusbestanden te creëren bij de start van het proces, is het belangrijk dat het catalogiseren zo vroeg mogelijk onderdeel wordt van het preserveringsproces.

Catalogiseren kan verrassend ingewikkeld zijn, want om de catalogusgegevens tussen verschillende instituten en databanken consistent te houden, hebben bibliothecarissen en archivarissen verschillende standaarden bepaald. Als je voor de eerste keer een databank met catalogusbestanden aanmaakt is het daarom nuttig een archivaris of bibliothecaris te raadplegen, zodat je zeker bent dat je de juiste informatie verzamelt, en dat je ze op een correcte manier organiseert.

Een belangrijk aspect bij het catalogiseren is het gebruik van een consistente woordenschat. De algemeen gebruikte standaard voor het catalogiseren van bewegend beeldmateriaal is Archival Moving Image Materials: A Cataloging Manual, tweede editie, beter bekend als AMIM-2. Deze is beschikbaar in veel onderzoeks- en universiteitsbibliotheken, en voorziet in gedetailleerde standaarden voor het beschrijven van zowat alles: van tapeformaten tot titelvariaties.

Een diepgaande discussie over catalogiseringsprincipes en -praktijken vindt men op de website van Moving Image Collections (MIC). Regels voor catalogisering zijn beschikbaar op de website van de International Federation of Film Archives (FIAF).

Maak een catalogusbestand aan op werkniveau dat de installatie beschrijft, met individuele bestanden voor alle dragers die onderdeel zijn van de installatie, en voor alle apparaten die ermee verbonden zijn. Afzonderlijke catalogusbestanden op objectniveau zijn voor elk bestanddeel nodig, omdat tapes en ‘born-digital’-bestanden verschillende technische metadata (zoals catalogiseringsgegevens) en ontstaansinformatie hebben – en bijgevolg eventueel verschillende preserveringsnoden.

Voor de hele installatie zou een catalogusbestand opgemaakt moeten worden (op papier of spreadsheet of in een database) dat de volgende elementen bevat:

Beschrijvende metadata:
- Uniek identificatienummer
- Inschrijvingsnummer voor het werk
- Titel
- Alternatieve titel(s)
- Kunstenaar(s)/maker(s)/ontwikkelaar(s)/designer(s): voornaamste betrokkenen en technische ploeg
- Datum van realisatie van de afgewerkte versie
- De verschillende leeftijden van de gebruikte dragers
- Notities die geschreven staan op de installatie of op individuele dragers die onderdeel zijn van de installatie
- Beknopte beschrijving van het werk
- Onderwerp/genre: beschrijvingen over de inhoud die kunnen helpen om het werk terug te vinden

Technische metadata:
- Totaal aantal gebruikte dragers
- Aantal elementen per formaat (bv. 3/4”, Digital Betacam, etc.)
- Maakt het werk deel uit van een editie?
- Monitor- of projectievereisten
- Een lijst van de apparatuur waarop de producent, het serienummer en de verkoper van elk onderdeel worden weergegeven
- Een lijst met de andere materialen die deel uitmaken van de installatie (indien van toepassing)
- Specificaties omtrent plaats en omgeving: afmetingen van de ruimte, de lichtniveaus, de akoestiek en de stroomvereisten

Preserveringsmetadata:
- Inspectienotities, incl. de naam van de persoon die de inspectie uitvoerde
- Fysieke staat
- Beschrijving van ondersteunende documentatie
- Conserveringsnotities, incl. welke handelingen er door wie ondernomen werden
- Fysiek opslagmedium
- Fysieke opslagplaats
- Opslaggeschiedenis (indien gekend)
- Overzicht van in onbruik raken van formaat of apparatuur (indien van toepassing)

Administratieve metadata:
- Aankoopdatum
- Naam van de persoon die het werk schonk of die het verkocht
- Uitgever van het werk
- Rechtenhouder
- Beperkingen

Aanvullend op de beschrijvende, technische, preserverings-, en administratieve metadata voor het volledige werk, zouden de catalogusbestanden die specifiek de tapes beschrijven (die onderdeel zijn van het werk), de volgende minimuminformatie moeten bevatten:

Descriptieve metadata:
- Uniek identificatienummer

Technische metadata:
- Datum
- Formaat
- Generatie
- Met of zonder klank
- Geluidskanalen en balans
- Kleur of zwart-wit
- Duurtijd
- Type tape

Preserveringsmetadata:
- Fysieke staat
- Inspectienotities, incl. de naam van de persoon die de inspectie uitvoerde
- Niveau van dreiging van in onbruik raken
- Conservatienotities, incl. welke handelingen er door wie ondernomen werden
- Fysiek opslagmedium
- Fysieke opslagplaats

Bovenop de beschrijvende, technische, conserverings-, en administratieve metadata voor het werk in zijn geheel, zouden de catalogusbestanden die specifiek de ‘born-digital’-bestanden beschrijven (die onderdeel zijn van het werk), de volgende minimuminformatie moeten bevatten:

Descriptieve metadata:
- Uniek identificatienummer
- Bestandsnaam

Technische metadata:
- Aanmaakdatum van bestand(en)
- Formaat van het bestand
- Grootte van het bestand
- Generatie: belangrijk indien je wil meegeven dat het object een kloon is en je het aantal bestaande kopieën wil nagaan
- Versie, bv. werkbestand of afgewerkt bestand; dit wordt gebruikt om de authenticiteit te bepalen
- Met of zonder klank
- Geluidskanalen, balans en synchronisatie
- Kleurprofiel: RGB of CMYK (kleur) of grijswaarden/monochroom (zwart en wit)
- Beeldfrequentie: aantal beelden per seconde
- Duurtijd (indien gelooped: inclusief tijd tussen de loops)
- Compressieschema (indien van toepassing)
- Compressie bitrate
- Hardware gebruikt om het bestand te maken
- Software/applicatie/programmaformaat gebruikt om het bestand te maken
- Hardware vereist om het bestand af te spelen
- Software vereist om het bestand af te spelen
- Onderscheid propriëtaire, open source en unieke componenten
- Compatibele browsers
- Vereisten voor besturingssystemen
- Vereiste plug-in(s)

Preserveringsmetadata:
- Fysieke staat
- Inspectienotities, incl. de naam van de persoon die de inspectie uitvoerde
- Niveau van dreiging van in onbruik raken; beschikbaarheid van back-upapparatuur en reserveonderdelen
- Beschrijving van de ondersteunende documentatie
- Conservatienotities, incl. welke handelingen er door wie ondernomen werden
- Fysiek opslagmedium
- Fysieke opslaglocatie
- Locatie van de back-up op de server
- Datum van de laatste back-up

Bij de aanmaak van elk bestand moet men de vastgelegde benoemingsafspraken volgen en erop toezien dat men zeker de bestandsextensie vermeldt. Over deze afspraken moet aan het begin van het project worden beslist.

Zie voor een meer gedetailleerde uitleg i.v.m. metadata voor digitale bestanden: Computergebaseerde kunst: Ideale praktijken (‘Best Practices’).

Opmerking
Veel collecties bevatten in onbruik geraakte formaten, die niet altijd te identificeren zijn door niet-experten. Deze obscure tapes hebben vaak de meeste aandacht nodig. Een accurate beschrijving van hun formaten is dan ook essentieel. Zie de volgende website voor meer informatie over de identificatie van videoformaten: The Texas Commission on the Arts Videotape Identification and Assessment Guide.

Gedrag en omgeving

Naast het documenteren van de individuele bestanddelen van een installatie moet je, wil je het kunstwerk accuraat en langdurig kunnen bewaren, ook zijn gedrag documenteren. ‘Gedrag’ betekent niet alleen de manier waarop de installatie zich gedraagt of reageert, maar ook de manier waarop de installatie werkt onder een bepaalde set van voorwaarden – die door de kunstenaar bepaald werden. De ideale methode om dit gedrag te documenteren vertrekt bij de kunstenaar. Het is in collectiehoudende instituten dan ook steeds vaker gebruikelijk om interviews met kunstenaars af te nemen, of om hen een vragenlijst te laten invullen.

Mogelijke vragen die je de kunstenaar kan stellen:
- Wat is de productiegeschiedenis van de installatie?
- Wat zijn de originele formaten en wat (in het geval er een verschil is) zijn de tentoonstellingsformaten?
- Wat is de essentie van het werk? Voorzie een kunstenaarsstatement.
- Wat zijn de belangrijke gedragingen van het werk en wat is zijn essentiële ‘look and feel’?
- Welke apparatuur werd er gebruikt? Heeft de kunstenaar bepaalde apparaten aangepast?
- Maakt de apparatuur integraal deel uit van het werk?
- Hoe bestaat het werk in een gegeven ruimte? Beschrijf de omgeving, inclusief verlichtingsomstandigheden en geluidsniveaus. Voorzie in afmetingen van de installatieplaats(en).
- Beschrijf publieks- of gebruikersrespons.
- Is verandering onvermijdelijk?
- Indien ja, welke verandering is dan aanvaardbaar?

Deze informatie zal nodig zijn indien het werk ooit geherinterpreteerd dient te worden, bijvoorbeeld in het geval van in onbruik raken van de originele drager(s), of wanneer het in een andere ruimte wordt geïnstalleerd.

Omdat installaties plaatsgebonden zijn, is het nuttig om te documenteren hoe een publiek op een specifieke plaats reageert of met een werk in interactie treedt. Met een toekomstige wederopbouw in het achterhoofd is het o.a. nuttig om leden van het publiek te interviewen en foto’s te nemen (of video-opnames te maken) van de installatie, en overzichten te geven van bepaalde interacties of uitwisselingen met het werk. Dit alles met behulp van diagrammen of een korte beschrijving. (Hou in het achterhoofd dat dit soort documentatie zijn eigen preserveringsnoden met zich meebrengt.)

Andere vormen van documentatie zijn eveneens belangrijk. Verzamel hulpmaterialen die verbonden zijn aan het werk, zoals blauwdrukken of specificaties van de ruimte, technische tekeningen, tentoonstellingsgidsen of persboeken.

Voor meer informatie over het documenteren van media-installaties, een uitzonderlijke case studie en een verzameling vragen die je aan kunstenaars kan voorleggen, zie Pip Laurenson’s Developing Strategies for the Conservation of Installations Incorporating Time-Based Media: Gary Hill’s “Between Cinema and a Hard Place” en The Conservation and Documentation of Video Art. Bekijk voor bijkomende informatie over de documenteringsstrategie de concepten achter de ArtBase Artist Questionnaire van Rhizome.org en de Variable Media Questionnaire van het Guggenheim Museum. (Opgelet: om toegang te hebben tot deze online vragenlijsten moet je lid zijn van Rhizome en van het Variable Media Network.)

Een duidelijker beeld van de preserveringsnoden krijg je met een catalogusbestand voor het werk op objectniveau – met hierin details over gebruikte fysieke materialen en ‘look and feel’. Op basis hiervan kan je ook de kosten voor de preservering van de installatie inschatten. Deze informatie is tevens noodzakelijk wanneer men sponsors benadert – die vaak een klare kijk willen hebben op de omvang van het project.

Nummeren

Het is voor een installatie nuttig om een uniek nummer toe te kennen aan het werk in zijn geheel, en om variaties op dit nummer toe te kennen aan elke bestanddeel; bij het catalogiseren is het dan ook noodzakelijk om voor elk individueel object een uniek identificatienummer te hebben. Daarbij zou het nummeringsysteem zo eenvoudig mogelijk moeten zijn: het systeem kan de verzameling of maker beschrijven, een nummer toekennen, en details geven over formaat en generatie. De videotriptiek Anima (2000) uit de Bill Viola-collectie, die bestaat uit drie afzonderlijke, tegen de muur gemonteerde monitors (die drie verschillende videobronnen weergeven) zou bijvoorbeeld als volgt kunnen genummerd worden:

BV-00001 – voor het hele werk
BV-00001-M1 – voor elke drager die onderdeel is van het werk
BV-00001-M2 – voor elke drager die onderdeel is van het werk
BV-00001-M3 – voor elke drager die onderdeel is van het werk

De verschillende afspraken m.b.t. het nummeren zouden op voorhand moeten worden vastgelegd, net als de afspraken voor het uitschrijven van het nummer (bv. het gebruik van koppeltekens, etc.).

Etiketteren

Voorzie zuurvrije etiketten met het overeenkomstige unieke identificatienummer:
- op de installatie
- op elke drager die onderdeel is
- op hardwareapparaten die nodig zijn om het werk af te spelen en weer te geven, incl. afspeelapparatuur en monitors.

Etiketteer ook de draagbare opslagmedia voor computergebaseerde kunstwerken, zoals floppydisks, zipdisks of optische schijven. Deze apparaten zouden het unieke identificatienummer moeten dragen van het werk waar ze naar verwijzen.

Het is natuurlijk belangrijk dat het etiket discreet aangebracht wordt, zodat het de algemene look van het werk niet verstoort.

Hou er rekening mee dat de kleeflaag van etiketten kan uitdrogen en dat ze hierdoor kunnen loskomen. Optische dragers zoals cd’s of dvd’s worden best opgeslagen in doosjes uit polipropyleen, met zuurvrije etiketten. Het unieke identificatienummer van een werk schrijft men best op de doorzichtige kern van het schijfje, met een permanente markeerstift met zachte viltpunt die watergebaseerd en niet-oplosbaar is.

Etiketten zouden de volgende informatie moeten bevatten:
- Uniek identificatienummer
- Titel(s)
- Kunstenaar(s)/maker(s)/ontwikkelaar(s)/designer(s)
- Datum van het werk en datum van het fysieke medium
- Formaat/formaten
- Generatie, staat of versie van het werk

Inspecteren

Inspecteren (Intro)

Inspectie is het proces waarbij gedetailleerde informatie over de conditie van een tape of bestand wordt verzameld, ter voorbereiding op de migratie naar nieuwere formaten. De term duidt ook op het verifiëren van de status van werken die reeds preserveerd werden of die nog moeten gepreserveerd worden.

Inspecteren bij opname in de collectie en catalogisering

Een gedetailleerde fysieke inspectie van de installatie en haar materialen kan een grote hoeveelheid informatie over het werk opleveren. Het kan de archivaris, conservator en verkoper eveneens helpen bepalen welke stappen nodig zijn om de mediacomponenten te migreren naar een nieuw formaat. De inspectie van videobanden is een relatief ongecompliceerd proces, maar het moet op een correcte manier gebeuren, met bijzondere aandacht voor details.

Inspecteren van magnetische videobanden

De inspectie van videobanden is een relatief ongecompliceerd proces, maar het moet op een correcte manier verlopen, met bijzondere aandacht voor details. Een eenvoudig formulier voor de inspectie van videotapes vind je in de conditierapport-sectie van deze website. Zie ook de Association of Moving Image Archivists’ guide to videotape inspection voor een stap-voor-stapgids voor fysieke inspectie.

Algemeen
- Inspecteer de fysieke staat van elke videoband terwijl je hem inventariseert en klaarmaakt voor langetermijnopslag.
- Identificeer de videobanden die een grotere nood hebben aan onmiddellijke aandacht en bepaal welke banden een hoge, midden of lage preserveringsprioriteit hebben.
- Documenteer je observaties en bevindingen in de catalogus.

Tekenen van actief verval of potentiële schade

• Een indringende azijnachtige geur: het azijnsyndroom.
• Witte of bruine schimmel (zie de raadgeving over beschimmelde banden beneden!).
• Wit of bruin poeder op het einde van de band of in het doosje.
• Plakkende tape – wijst op ‘sticky shed’-syndroom.
• Vuil, stof of vingerafdrukken – wijst op foute omgang.
• Band die los of ongelijkmatig opgewonden werd opgeborgen.
• Zware schade (inclusief waterschade) aan de behuizing van de tape.

Omgangstechnieken

Draag pluisvrije handschoenen en vermijd het oppervlak van de videoband of de rand van de opgerolde tape aan te raken.

Het hanteren van de videoband gebeurt best in een nette omgeving, vrij van stof, rook en voedsel. (Vingerafdrukken, stof of andere resten kunnen resulteren in ‘dropout’, ofwel het wegvallen van het videosignaal, als de vuil- of stofdeeltjes tussen de afleeskop en de tape terechtkomen).

Videobanden met het azijnsyndroom of schimmel moeten worden gescheiden van andere banden, en koel en droog worden bewaard. De acetaatzuren of de sporen die deze banden aantasten kunnen zich immers verspreiden en andere, gezonde banden besmetten.

Belangrijke opmerking m.b.t. beschimmelde videobanden
Schimmel kan ernstige gezondheidsrisico’s met zich meebrengen. Als je tijdens het inspectieproces schimmel detecteert, moet je de inspectie onmiddellijk stopzetten. De videoband moet worden geïsoleerd totdat hij kan worden onderzocht door een expert, die het type schimmel vaststelt en kan verzekeren dat het veilig is om verder om te gaan met de behandeling van de tape.

Voortdurende periodieke inspectie

Het is een goed idee om de video’s regelmatig te inspecteren en de fysieke staat van je banden in kaart te brengen. Om vroege tekenen van verval te kunnen opsporen zou het ideaal zijn om inspecties minstens met een regelmaat van zes maanden uit te voeren.

Het is aanbevolen dat je de videobanden om de drie jaar ‘oefent’, d.w.z. vooruit- of terugspoelt. Dit verlicht de druk op de opgerolde tape (‘tape pack stress’).

Plaats de videobanden na het ‘oefenen’ met een gelijkmatige winding terug, op de gepaste hub: take-up hub voor niet-professionele formaten; supply hub voor professionele formaten. De take-up hub is de spoel waarop de tape terechtkomt wanneer hij wordt opgewonden, de supply hub is de spoel van waaruit de tape wordt afgespeeld.

Inspecteren van digitale bestanden

Inspectie van digitale bestanden bestaat uit het regelmatig nakijken van de werkzaamheid. Dit houdt ook in dat je de software inspecteert die vereist is om het bestand af te spelen, en dat je nagaat of de hardware volledig functioneel is.

De volgende karakteristieken of basiskenmerken van computergebaseerde kunst zouden gedurende de inspectie moeten worden nagekeken en in de catalogus beschreven:
- De snelheid van een werk: lijkt de navigatie van het werk (te) traag of (te) snel te gaan? (Denk erom dat een kunstenaar een werk bewust geprogrammeerd kan hebben om aan een bepaalde snelheid te draaien)
- Ordening van beelden en/of tekst
- Leesbaarheid van beelden en/of tekst
- De functionaliteit van hyperlinks
- Kalibrering van de weergaveapparatuur

Voortdurende inspectie van digitale bestanden

Snel evoluerende technologieën en de dreiging van in onbruik raken maken een regelmatige inspectie en evaluatie van de integriteit van een computergebaseerd kunstwerk noodzakelijk. Het werk is immers een intern verbonden systeem van data, dataformaten, software en fysieke hardware.

Het is moeilijk om cijfermatig weer te geven hoe vaak items geïnspecteerd zouden moeten worden. In veel gevallen voorzien software-upgrades bijvoorbeeld geen terugwerkende compatibiliteit, waardoor zij – zonder voorafgaande waarschuwing – op korte tijd grote hoeveelheden digitale informatie onleesbaar maken.

Idealiter worden inspecties met een regelmaat van zes maanden uitgevoerd. Natuurlijk is dit niet altijd mogelijk, maar wanneer men een computergebaseerd werk in een collectie opneemt zou periodieke inspectie steeds moeten opgevat worden als een deel van de verantwoordelijkheid die het collectiehoudende instituut heeft tegenover het werk.

Test het werk zowel in zijn originele omgeving als in een zeer actuele omgeving, met het gebruik van de nieuwste versies software, besturingssysteem en/of hardware. Behoud meerdere kopieën van de originele software. Dit soort tests vormen de ideale gelegenheid om conserveringsrisico’s vast te stellen en te bepalen welke acties nodig zullen zijn wanneer het werk moet worden gemigreerd.

Conserveren

In tegenstelling tot andere vormen van mediakunst is installatiekunst ingewikkeld, en omvat haar conservering de preservering van meerdere bestanddelen. Deze componenten bestaan typisch uit geluids- en/of visuele media, weergaveapparatuur, sculpturale elementen, en elk gedrag dat te maken heeft met de interactiviteit tussen werk en toeschouwer. De volgende preserveringshandelingen zullen dienen om de functionaliteit van het werk te behouden, en wel zo dicht mogelijk bij wat de kunstenaar oorspronkelijk voor ogen had.

Hoewel de conservering van alle delen van een installatie essentieel is voor het behouden van de integriteit van een werk, zal deze sectie specifiek ingaan op de handelingen voor het behoud van de filmische bestanddelen; magnetische tape en ‘born-digital’-bestanden worden afzonderlijk behandeld.

Veel installaties bevatten speelfilmbestanddelen. Voor een gids voor de conservering van filmmateriaal, zie Linda Tadic’s Recommended Conservation Practices for Archival Audiovisual Materials Held in General Special Collections (Maart 2001) en Film Forever: The Home Film Preservation Guide van de Association of Moving Image Archivists (AMIA).

Omstandigheden voor de opslag van dragers

Omstandigheden voor de opslag van dragers (Intro)

In optimale omgevingsomstandigheden zou een nieuwe videoband ongeveer tien jaar moeten meegaan. Maar videobanden kunnen tot dertig, en in sommige uitzonderlijke gevallen tot vijftig jaar bruikbaar blijven.

Correcte bewaringsomstandigheden geven je de nodige tijdsmarge om tapes correct te documenteren, en om werken te preserveren die onmiddellijke aandacht vereisen – terwijl videobanden met een lagere prioriteit stabiel kunnen worden gehouden. De beste temperatuur voor langetermijnbewaring is ongeveer 10°C, bij een relatieve vochtigheid van 25%, met weinig fluctuatie.

Deze bewaringsomstandigheden kunnen niet altijd worden gerealiseerd, maar videobanden zouden in elk geval moeten worden opgeslagen met aandacht voor de volgende parameters:
- Bewaar videobanden op metalen rekken in koele, droge en stabiele omstandigheden.
- Bewaar videobanden rechtop, zoals boeken.
- De bewaarplaats moet stofvrij zijn en zich afgeschut van zonlicht bevinden. De dozen en cassettes moeten schoon en stofvrij worden gehouden.
- Verifieer of er geen zuurhoudend plastic of papier in de doos aanwezig is: dit kan mogelijk de ontbinding versnellen.
- Waardevolle papieren documenten die in de doos worden aangetroffen, zouden afzonderlijk van de tape moeten worden bewaard; noteer hun aanwezigheid en de locatie in het relevante catalogusbestand.
- Meet de temperatuur en de vochtigheidsgraad maandelijks, om er zeker van te zijn dat de omgevingsomstandigheden niet fluctueren doorheen de tijd.
- Kijk je collectie tegelijkertijd na op microniveau; zorg ervoor dat de cassettedoosjes vrij zijn van vuil en stof.
- Schakel, vooraleer je een videocassette in het rek plaatst, de record tab uit om accidentele uitwissing in de toekomst te voorkomen.

Videobanden opwinden

De manier waarop een videoband is opgespoeld kan bijdragen tot een langere levensduur.

De videoband moet gelijkmatig en een beetje strak worden opgewonden, aangezien een gelijkmatig opgewonden videoband het minst vatbaar is voor externe schade. Je kan een gelijkmatige opwinding bereiken door de videoband op een gelijkmatig tempo tot het einde vooruit, of tot het begin terug te spoelen, maar wees voorzichtig met videobanden die beschadigd of in slechte staat zijn. Vermijd in geval van twijfel de videobanden af te spelen!

Voorbeelden van slechte spoelingen zijn: popped strands, pack slop, en flange pack.

Kleef de losse einden van open reel tapes met zuurvrije papiertape vast, want de uiteinden kunnen dubbel plooien of vervormen.

Voor niet-professionele formaten moet de tape op de take-up hub – de spoel waarop de tape terechtkomt wanneer hij wordt opgewonden – worden bewaard, voor professionele of archiefformaten wordt hij bewaard op de supply hub: dat is de spoel van waaruit de tape wordt afgespeeld.

Omstandigheden voor de opslag van born-digital media

Het opslaan van digitale media op een systeem van meerdere harde schijven (zoals RAID-6) of op een server dupliceert de data en houdt ze relatief veilig, op voorwaarde dat dit geheel goed beheerd wordt. Dit is de duurste manier van dataopslag.

Gezien de kost per megabyte gedaald is, wordt één externe harde schijf tegenwoordig beschouwd als een betaalbare oplossing die betrouwbaar genoeg is om de componenten van een digitaal werk op te slaan. Langetermijnopslag van eender welke high-density disk is echter riskant.

Spreiding is een belangrijk begrip, aangezien schijven als opslagmedium niet onfeilbaar zijn. Het is aangeraden om een back-up van het kunstwerk op minstens twee harde schijven op te slaan. Eén harde schijf kan op die manier achterblijven op een rek, liefst niet op dezelfde plaats als de andere harde schijf (om rampschade te voorkomen). Het is zelfs beter om spreiding te voorzien over meerdere formaten: maak bijvoorbeeld kopieën van de bestanden op harde schijf én op datatape. Het is verstandig om bestanden en uitgaande links die verdeeld werden over verschillende servers en/of mappen, en die tot één werk of project behoren, samen te brengen. Op die manier kan je een zeker overzicht over het werk behouden en meer controle uitoefenen over de individuele componenten. Dit is een essentiële stap in het behoud van websites.

Indien het instituut het zich kan veroorloven, is het ook goed om op een magnetisch tapeformaat voor computeropslag zoals Linear Tape-Open (LTO) een back-up te maken van de lokale data. Deze tapes zouden dan ook op een andere plaats opgeslagen moeten worden, om verlies bij rampen te voorkomen. Dit soort opslag vereist wel dat de computer zich in een ‘local area network’ bevindt, dat voorziet in back-ups van de tapes. Het is bovendien ook aanbevolen dat je de data opslaat op afzonderlijke media, die verschillende technologieën gebruiken. Op die manier is je archiefinfrastructuur niet afhankelijk van één technologie.

Draagbare opslagapparatuur zou bewaard moeten worden op een koele en donkere plaats, verwijderd van direct zonlicht en sterke magnetische velden. De lucht zou ook vrij moeten zijn van vuil, stof en chemicaliën.

Voor externe harde schijven en optische schijven biedt een inerte polipropyleenbehuizing bijkomende bescherming. Plaats de schijven verticaal in zuurvrije plastic doosjes. Bewaar opslagapparaten – wanneer ze niet gebruikt worden – op een rek. Dragers die lange tijd in een drive van de computer blijven zitten kunnen thermische en mechanische schade oplopen.

Waarborg steeds de veiligheid van je collectie, door te verzekeren dat de originele bestanden een ‘read-only’-status hebben en dat slechts een beperkt aantal betrouwbare conservators de originele werken kan raadplegen.

Kopieer het werk voor raadplegingsdoeleinden op opneembare compact discs.

Een opmerking over goudkleurige ‘archief’-dvd-r’s en cd-r’s
Optische schijven zijn zeer vatbaar voor krassen en schade door hitte of vochtigheid. Bij hoge temperaturen kunnen ze delamineren. Ze kunnen ook beschadigd raken, wanneer een vloeistof via de randen binnendringt in de bindlaag. Goudkleurige optische schijven hebben een 24-karaats reflectieve laag die niet oxideert, noch taant. De schijf bevat een organische phtalocyanine kleurlaag die volgens onafhankelijke studies de hoogste duurzaamheid heeft van alle lichtgevoelige kleurlagen. Over een lange tijdsperiode kan deze laag wel vergaan, vooral als de optische schijf bewaard wordt op een verlichte plaats; dit veroorzaakt fouten wanneer de laser de informatie zal proberen lezen die op de schijf werd opgenomen.

Omstandigheden voor de opslag van apparatuur

Bij installatiewerken is het cruciaal om functionele afspeel- en weergaveapparatuur te preserveren, en de relatie van de individuele dragers (die een onderdeel van het werk vormen) tot het geheel te handhaven. Men moet ook de authenticiteit en de integriteit van het originele object behouden – de installatie als een totaalsysteem van onderling verbonden delen. Zoals bij elke machine het geval is, zal ook hier de apparatuur het uiteindelijk laten afweten. Door ze onder de juiste omstandigheden op te slaan, kan je dit onvermijdelijke lot wel zo lang mogelijk uitstellen.

Hou de volgende richtlijnen in acht:
- Bewaar apparatuur consequent koel en droog en vrij van vervuiling via lucht.
- Koop de beste kwaliteit van apparatuur die beschikbaar is als back-up voor het origineel.
- Hou de apparatuur steeds schoon en lijn ze correct uit, zodat ze de videoband niet beschadigt en geen afspeelfouten veroorzaakt.
- Hou in het bijzonder het pad van de videoband en de koppen proper.
- Bewaar de handleidingen en een voorraad van reserveonderdelen en/of reserveweergave-apparatuur.
- Draagbare opslagmedia, zoals harde en optische schijven, en computerapparatuur en monitors moeten ook koel en droog en vrij van vervuiling via lucht bewaard worden.

Voor meer informatie over opslag en onderhoud van apparatuur, inclusief het bepalen van het belang van het al dan niet functioneren van het materiaal, zie Pip Laurenson’s “The Management of Display Equipment in Time-Based Media Installations”.

Preserveren

Preserveren (Intro)

Preservering verwijst naar het algemene proces waarbij de inhoud van een object bewaard wordt en zijn overleven op lange termijn verzekerd wordt. Preserveer in het geval van installatiekunst alle bestanddelen waaruit het installatiewerk bestaat gelijktijdig, om zo de authenticiteit van het originele werk het best mogelijk te behouden. Grondige documentatie van het origineel verschaft je inzicht in de preserveringsmethoden en -processen.

Deze sectie behandelt de specifieke preserveringsnoden van de filmische component in deze werken. Prioriteiten en handelingen voor magnetische tape en ‘born-digital’-bestanden worden afzonderlijk besproken.

Archiefformaten

Het preserveringsproces omvat migratie, of het dupliceren van videotape naar een nieuw archiefformaat, met als bedoeling de content voor een lange termijn toegankelijk te houden.

Archiefformaten voor videotape

Er bestaat een verscheidenheid aan analoge en digitale videobandformaten, die ontwikkeld werden om te beantwoorden aan specifieke gebruikersnoden. Voor de preservering van videobanden werd er nooit één bepaald standaardformaat bepaald. Als goede archiefformaten worden professionele videobanden, die dik en sterk zijn, aanbevolen: ze zijn alomtegenwoordig en worden wijd ondersteund door de televisie- en productie-industrie. Voor de gewone consument worden speciale videoformaten geproduceerd die aan hun specifieke noden tegemoetkomen. Ze zijn meestal klein van formaat en niet erg robuust, en de videoband is dunner dan die van professionele tapes. Als preserveringsmaster kan zo’n videoformaat dan ook niet aanvaard worden.

De volgende twee videoformaten worden het vaakst voor preservering gebruikt:

Digital Betacam (of DigiBeta)
In de archiefgemeenschap wordt dit digitale formaat met lage comprimering momenteel beschouwd als beste keuze van preserveringsmaster. Dit stevige en betrouwbare digitale formaat levert de best beschikbare beeldkwaliteit. Wanneer men het gebruikt om andere DigiBeta te re-masteren, is er geen generatieverlies van de inhoud: DigiBeta maakt een exacte digitale kloon van het origineel. Een argument dat sommigen ervan weerhoudt om dit formaat te gebruiken is de hoge prijs. Ook de afspeelapparatuur is duur, en meestal enkel in professionele productieomgevingen verkrijgbaar.

Betacam SP
Dit analoge formaat zonder comprimering is zeer duurzaam en betrouwbaar. Bij migratie is het – vergeleken met de meeste andere analoge videoformaten – in staat om een maximaal niveau van informatie te behouden. Omdat Betacam SP een analoog formaat is, kan er op kopieën die van een dergelijke master worden gemaakt generatieverlies optreden.

Archiefformaten voor born-digital bestanden

Op dit moment bestaat er binnen de archiefgemeenschap geen algemene consensus over een digitaal bestandsformaat dat geschikt is voor langetermijnbewaring van videobeelden. Een groot voordeel van het opslaan van bestanden op digitaal formaat is de mogelijkheid om bestanden zonder generatieverlies te kopiëren. Er zijn ook voordelen qua kosten en ruimte: digitale opslag wordt steeds goedkoper, en de prijs zal in de nabije toekomst ook blijven dalen.

Wanneer men video digitaliseert zijn er echter een aantal variabelen die meespelen, zoals problemen rond comprimering, codecs en de compatibiliteit van de verschillende bestanden. Alhoewel er zich op dit gebied recent opwindende ontwikkelingen hebben voorgedaan, moeten deze kwesties nog opgelost worden onder archivarissen. (Een belangrijk project dat uitgevoerd werd in opdracht van de Dance Heritage Coalition vind je in de case studies-sectie onder single-channel-video).

Triage

Om een preserveringsprogramma op te starten en te onderhouden moet je eerst de banden identificeren die onmiddellijke aandacht vereisen. Vervolgens ontwikkel je een plan, waarbij je in het oog houdt welke middelen je aan het project kan besteden. Wanneer je bepaalt welke installatie eerst bewaard moet worden, dien je rekening te houden met de afkomst van het werk, zijn fysieke staat, en de mate waarin dragerformaat, apparatuur en andere materialen bedreigd worden, doordat ze in onbruik raken. Stel jezelf bijvoorbeeld de vraag: is een onderdeel van de apparatuur misschien niet langer makkelijk verkrijgbaar? Of: wordt het dragerformaat niet langer ondersteund? En indien dit het geval is, is het dan aanvaardbaar om het onderdeel of het formaat te vervangen? De beslissing om tot preserveren over te gaan, is uiteindelijk een zaak van het afwegen van de noden van het gehele systeem.

Andere zaken waarmee je rekening moet houden:
- Verifieer, vooraleer je een tape migreert, of een andere organisatie een originele of hoge kwaliteitsversie van het werk heeft: dit zou een betere bron voor migratie kunnen zijn. Kijk daarom na of het werk reeds werd geconserveerd door een andere organisatie. Dit kan ook een duplicatie van middelen vermijden.
- Migreer de originele (eerste) generatie of de generatie die het dichtst bij het origineel ligt, om zo de hoogst mogelijke kwaliteit van preserveringsmaster te kunnen maken. (Tenzij een versie uit een volgende generatie duidelijk minder aangetast is, wat soms het geval is.)
- Merk op dat er meerdere masters en meerdere definities van de term ‘master’ kunnen bestaan, waardoor het nodig kan zijn om de maker van het werk te consulteren en meerdere tapes af te spelen om de beeldkwaliteit te vergelijken.
- Ga voorzichtig om met het afspelen van oudere, verslechterde tapes: dit kan permanente schade veroorzaken.

Migratie

Migratie vraagt om actie en vooruitziendheid – een evenwicht tussen korte en langetermijnplanning. Het is cruciaal dat migratie de functionaliteit, ‘look and feel’, of essentie van het werk niet verandert.

Hier volgt een overzicht van de basisprocedure:
- Maak een preserveringsmaster door de tapes te remasteren of naar een archiefformaat te migreren.
- Maak meer dan één master en bewaar de duplicaatkopie op een andere plaats om rampschade te vermijden.
- Aan het begin van de tape zou de preserveringsmaster één minuut kleurbalken en een referentietoon moeten bevatten. Dit zijn de referentiesignalen die gebruikt worden om de esthetische integriteit van de (inhoud van) de originele tape te verzekeren.
- Zorg ervoor dat de preserveringsmaster een tijdscode bevat. Dit signaal voorziet in een tijdsreferentie en helpt bij de correcte synchronisatie van het audiovisueel materiaal.
- Maak voor kijkdoeleinden minstens één vertoningskopie van het werk, op VHS of dvd.
- Zorg ervoor dat de archiefmaster die off-site wordt bewaard nooit wordt afgespeeld, tenzij voor inspectie of voor het maken van nieuwe klonen voor archief- of tentoonstellingsdoeleinden.

Binnenshuis werken versus uitbesteding

Sommige organisaties zijn tot de conclusie gekomen dat het investeren in een schoonmaak- en herformatteringsprogramma in eigen huis op lange termijn tijd en middelen kan besparen. Veel organisaties werken voor dit soort activiteiten echter via uitbesteding met betrouwbare videolaboratoria.

Contacteer, eens je de tapes ter preservering hebt geselecteerd, verschillende videolabs, en vergelijk hun kostenramingen. Voorzie de labs van zoveel mogelijk informatie, zoals formaat, lengte en staat van elke tape.

Denk eraan dat, eens het lab de tapes bekijkt en evalueert, de prijs kan wijzigen.

Basisrichtlijnen voor migratie van born-digital media

Migratie (herformatteren en vernieuwen) voorkomt de verslechtering en het in onbruik raken van dragers door het overbrengen van digitale informatie van één hardware- en softwaresetting naar een andere. Er bestaan verschillende niveaus van migratie. Men kan de originele integriteit en functionaliteit van het werk behouden door de hard- en software naar een nieuw besturingssysteem over te brengen, of men kan een obsoleet bestandformaat naar een nieuw formaat overbrengen.

Richt je bij aanvang van de preserveringspogingen op werken die tekenen van fysieke achteruitgang vertonen of die propriëtaire bestanddelen bevatten die niet langer actief zijn, dan wel niet meer ondersteund worden door de industrie. Het is cruciaal dat migratie de functionaliteit van een werk, zijn ‘look and feel’, en zijn essentie niet verandert.

De volgende stappen illustreren de basisprocedure:
- Gebruik een inventaris op objectniveau om het risico op verval of in onbruik raken van elk bestanddeel na te gaan.
- Maak een onderscheid tussen propriëtaire en open source bestandsformaten. Wie ontwikkelde de standaard in kwestie, en wanneer, en wie bezit hem momenteel? Welke software is nodig om het bestand te lezen/bekijken? Wordt het formaat nog steeds ondersteund?
- Bekijk op gelijkaardige wijze de hardware die vereist is om het werk te kunnen afspelen. Wordt de software-applicatie in kwestie nog steeds ondersteund? Zijn er speciale installaties of plug-ins nodig? Wat is de hiërarchie en de algemene infrastructuur van het werk?
- Wat zijn de vereisten voor weergave? Beschrijf de ‘look’ van het werk. Wat zijn de formele kwaliteiten; wat is de inhoud en de kwaliteit van de beelden? Wat zijn de instructies voor de installatie die door de kunstenaar zelf gegeven werden?
- Wat is de functionaliteit van het werk? Beschrijf de ‘feel’ van het werk. Hoe treedt de gebruiker in interactie met het werk? Wat zijn de variabelen?

Andere preserveringsstrategieën voor born-digital media

Emulatie heeft betrekking op de heropbouw van de technische omgeving die nodig is om een object te kunnen bekijken. Deze strategie is enkel mogelijk indien informatie over de hard- en softwarevereisten bijgehouden wordt, zodat de originele omgeving door toekomstige systemen gereconstrueerd kan worden. Hoewel bij deze aanpak geen nood is aan het migreren van bestanden, moeten er voor elke hard- en softwareconfiguratie emulators worden aangemaakt. Dit kan een dure onderneming zijn.

Een andere strategie, namelijk inkapseling, houdt in dat in een digitaal object alle componenten worden samengebracht die noodzakelijk zijn om toegang te voorzien tot het object in kwestie. Bij inkapseling voorzien fysieke of logische structuren (zogenaamde ‘containers’ of ‘wrappers’) informatie over de relaties tussen alle componenten van de data- en software-applicaties. Inkapseling heeft als doel de veroudering van bestandsformaten te overwinnen door details op te nemen over hoe de originele informatie rond een werk moet geïnterpreteerd worden, en over hoe het werk mogelijk opnieuw kan worden gecreëerd.

Het is noodzakelijk om alle preserveringsacties en -experimenten te documenteren in de catalogus. Hoewel een archivaris zou moeten vermijden om wijzigingen te maken die de algemene functionaliteit of ‘look and feel’ van het werk zouden verstoren, moeten alle veranderingen die toch gebeuren best nauwkeurig gedocumenteerd en verduidelijkt worden.

Voor meer informatie over migratie en andere bewaringsstrategieën, bekijk de Cornell University Library’s Digital Imaging Tutorial en de Digital Preservation Strategy van de National Archives of Australia.

Kwaliteitscontrole

Wees bereid om een grote hoeveelheid tijd te investeren in kwaliteitscontrole, een controle die soms zelfs langer kan duren dan de eigenlijke duur van het werk. Wanneer je het migreren van een tape uitbesteedt, zal er altijd kwaliteitscontrole op geremasterde tapes worden uitgevoerd: dit is een standaardpraktijk. Het is daarom belangrijk je eigen kwaliteitscontrole uit te voeren wanneer je tapes van het lab terugkrijgt.

De beoordeling van de kwaliteit van alle beelden in één collectie zou idealiter moeten gebeuren door dezelfde persoon, die daarbij gebruik maakt van dezelfde kalibreringsapparatuur en dezelfde settings. Je personeel zou een opleiding moeten krijgen om op een correcte manier over het uitzicht van een beeld te kunnen communiceren, zowel wat de formele als wat de inhoudelijke kenmerken betreft.

Hier zijn enkele punten om bij de beoordeling van de kwaliteit van preserveringsmasters op videotape in het achterhoofd te houden:
- Kijk de beeldkwaliteit van de nieuwe master, de back-upmaster en raadpleegkopieën na, door elke tape af te spelen op goed onderhouden apparatuur.
- In het ideale geval zou het migratieproces gedurende de transfer ook in real time moeten bekeken worden. Ook gedurende de kwaliteitscontrole zou dit moeten gebeuren: het laat de kijker toe om onmiddellijk potentiële fouten of glitches in het transferproces te identificeren.
- Indien je beperkt bent qua tijd en geld, doe dan een snelle check van elke tape aan het begin, midden en einde van de band. Dit wordt echter niet beschouwd als best practice.
- Controleer de kleurbalken op een gekalibreerde monitor en ga na of de audioniveaus correct werden aangepast voor referentie. Zo ben je zeker dat de preserveringsmaster de visuele en auditieve integriteit van de originele tape behoudt
- Noteer observaties m.b.t. kwaliteitscontrole in de catalogus: verwijs indien mogelijk naar de tijdscode van de tape en documenteer het precieze tijdstip waarop zich problemen voordoen.
- Bezorg je observaties aan het lab. Het lab zou moeten uitleggen hoe de tape werd omgezet, of er moeilijkheden waren, en hoe het beeld eruitzag tijdens het transferproces.
- Technische notities worden tijdens de omzetting bij voorkeur door technici gemaakt; deze notities moeten worden overgenomen in de catalogus.
- Documenteer specifieke informatie over de transfer in de catalogus, inclusief de datum en locatie, de naam van de technicus en alle veranderingen die zich tijdens het proces hebben voorgedaan.
- Toon de kunstenaar indien mogelijk zowel origineel als kopie, en dit op twee identiek gekalibreerde monitors. Zorg ervoor dat de chrominantie- en luminantieniveaus correct zijn.
- Als dit de eerste keer is dat je de inhoud van de tape ziet, is het nuttig om de inhoud van het beeld ook te catalogiseren. Maak hiervoor gebruik van een vertoningskopie.
- Om de kwaliteit van de nieuwe digitale preserveringsmasters te beoordelen, dien je de gedragingen en functionaliteit van een werk te testen in vergelijking met het origineel. Indien het origineel niet langer toegankelijk is, vergelijk dan met de documentatie over het origineel.

Technische variabelen die een invloed hebben op de weergave van het werk omvatten:
- Bestandformaat en compressie
- Gebruikerscomputer en weergavemogelijkheden (bv. type webbrowser)
- Netwerkverbindingen

Literatuur

Guggenheim’s Variable Media Questionnaire

Laurenson, Pip, “Developing Strategies for the Conservation of Installations Incorporating Time-Based Media: Gary Hill’s Between Cinema and a Hard Place

Laurenson, Pip, “The Conservation and Documentation of Video Art”

Laurenson, Pip, “The Management of Display Equipment in Time-Based Media Installations”

Matters in Media Art (consortium of New Art Trust, MoMA, SFMOMA, and Tate)

Real, William. (2001). Toward Guidelines for Practice in the Preservation and Documentation of Technology-Based Installation Art. JAIC 40 (2001): 211-231

Rhizome’s ArtBase Artist Questionnaire

Tate’s preservation and presentation (case studie) of Nauman’s “Mapping the studio...”