Hoewel het budgettair voorbereiden van een preserveringsproject voor videotape ontmoedigend kan zijn, worden de kosten door een relatief klein aantal variabelen bepaald. Deze omvatten het originele formaat, de staat, de duur van het programma, het gewenste doelformaat en het niveau van restauratie. Overloop je deze variabelen samen met een lab, dan bekom je de informatie die nodig is om een werkbaar budget op te maken.
Elk van de volgende punten zou met het lab moeten besproken worden, om zo een accuraat idee te krijgen van de totale kost van het project. (Zie de rubriek waarin de stappen beschreven worden die nodig zijn om met een lab samen te werken: vragen om aan een kandidaat-videolab te stellen.)
Meer informatie over elk van deze variabelen is beschikbaar op de Best practices-pagina.
De eerste variabele die je moet nakijken is de staat van de tapes. Vertel het lab alles wat je weet over de leeftijd van de tapes, en over hoe ze in de loop van de jaren werden opgeslagen; ook een eenvoudige inspectie van de tapes kan veel belangrijke informatie opleveren. (Een stap-voor-stapprocedure voor fysieke inspectie van tapes kan je hier vinden: Association of Moving Image Archivists’ guide to videotape inspection.)
Schade of slijtage heeft een rechtstreeks effect op de kost van de transfer. Vuile tapes moeten bijvoorbeeld schoongemaakt worden. Als ze tekenen vertonen van het ‘sticky shed’-syndroom moeten ze misschien in een droge oven ‘gebakken’ worden om het plakken te verminderen. Beide procedures zullen waarschijnlijk extra geld kosten; ga dit na bij je lab. (Tracht ze ook niet uit te proberen als je geen professional bent.)
De tweede variabele is het formaat. Doordat tapeformaten in onbruik raden, is het aantal labs waar je terecht kan beperkt. Sommige zeer obscure formaten kunnen enkel door een handvol laboratoria afgespeeld worden.
Oude tapeformaten kunnen, vooraleer ze correct kunnen afgespeeld worden, om bijkomende aanpassingen aan de apparatuur vragen. Quad-videotapemachines die 2” open reel tapes afspelen, hebben vaak lange opstellingstijden nodig. 1/2” open reel videorecorders in het bijzonder vertonen vaak grote verschillen qua opname. Vandaag moeten 1/2” tapes soms op verschillende decks geprobeerd worden om uiteindelijk een signaal te verkrijgen dat goed genoeg is.
Wanneer men een lab benadert, is een correct overzicht van tapeformaten noodzakelijk. De volgende website biedt een gedetailleerde gids aan voor de identificatie van videotapeformaten: The Texas Commission on the Arts Videotape Identification and Assessment Guide
De derde variabele is de mate van restauratie. Gaat het om een eenvoudige herformattering met minimale interventie? Wil je correctie van drop-outs, kleurverschuivingen, etc.? Hou er rekening mee dat deze vragen zowel ethische als financiële gevolgen hebben.
De meeste labs rekenen meer aan voor sessies onder supervisie, waarbij de klant ook aanwezig is, dan voor sessies zonder supervisie. Waarschijnlijk is het voor jou niet zo zinvol om aanwezig te zijn gedurende elk moment van het proces. Bespreek met je verkoper wat je van het eindproduct verwacht en wat de meest efficiënte manier is om dat doel te bereiken.
De gewenste formaattypes voor master- en raadpleegkopieën zullen het algemene budget van een project beïnvloeden. Digital Betacam videotape kan bijvoorbeeld 80€ per tape kosten, afhankelijk van de prijzen die je labo vraagt. Algemeen gesproken is dit een variabele waarvoor de leverancier je exacte cijfers zou moeten geven.
Bij het opstellen van een budget ziet het lab vaak de kost van een kwaliteitscontrole over het hoofd. De kwaliteit van elke nieuwe tape zou moeten gecontroleerd worden wanneer hij terugkomt van het lab. Het verifiëren van zaken als duurtijd, audio- en videokwaliteit en het indelen in hoofdstukken (bij dvd-kopieën) neemt bijvoorbeeld een groot deel van de arbeidstijd in beslag. Van bij het begin van het project zouden de kosten voor deze controle becijferd moeten worden.
Het is ten slotte ook heel belangrijk om bij de opmaak van je budget rekening te houden met de opslagnoden. In hun planning vergeten archivarissen soms dat een preserveringsproject een verdubbeling van hun opslagvereisten vereist. Daarenboven mogen we de opslagomstandigheden niet vergeten: een preserveringsproject brengt een substantiële investering van tijd, geld en moeite met zich mee, en deze heeft enkel zin als de opslag een lange termijnbewaring garandeert.