Het is voor elk preserveringsproject van belang dat er verslagen bijgehouden worden over de staat van de bewaarde materialen. Documenteren zou in elke fase van het proces moeten plaatsvinden. Inspecteer tapes fysiek vooraleer ze te herformatteren; noteer de acties die genomen worden gedurende het herformatteringsproces; inspecteer geremasterde tapes periodiek op tekenen van verval. (Voor meer informatie over inspectie, zie de best practices sectie van deze website.)
De formulieren hieronder zijn voorbeelden van hoe deze informatie genoteerd kan worden. De meeste instituten hebben formulieren zoals deze, aangepast aan hun eigen noden.
Eenvoudig conditierapport
Dit document, speciaal voor deze website gemaakt door Independent Media Arts Preservation (IMAP), neemt basisinformatie op over de fysieke staat van een videotape.
Eenvoudig conditierapport (PDF file)
Dub watch formulier
Dit formulier wordt gebruikt door de Bay Area Video Coalition (BAVC) om acties te documenteren tijdens het remasteringproces, en om defecten die tijdens het afspelen werden gevonden te noteren.
Rapporten en templates van Matters in Media Art
Dit rapport stelt basisinformatie voor m.b.t. tentoongestelde kunstwerken: een algemene beschrijving van het kunstwerk en zijn staat, eenvoudige installatie-instructies en de contactinformatie van de uitlener.
Condition Report Template Addendum: Discs
Dit formulier bevat gedetailleerde informatie over de status van de schijf (dvd-rom, dvd, cd), inclusief een instrument om allerlei defecten, zoals krassen en vingerafdrukken, te noteren.
Condition Report Template Addendum: Tape
Dit formulier wordt samen met het conditierapport gebruikt en bevat gedetailleerde, speciaal op videocassettes toegespitste informatie.
Over de documentbronnen
IMAP
Independent Media Arts Preservation, Inc. (IMAP) is een dienstverlenende en educatieve non-profitorganisatie, die zich inzet voor het behoud van niet-commerciële elektronische media. IMAP is van een New-Yorks consortium van individuen en kunstorganisaties uitgegroeid tot een nationale hulpbron voor conservatietraining, informatie en advies.
Bay Area Video Coalition
Bay Area Video Coalition (BAVC) is een in 1976 opgericht non-profitcentrum voor mediakunsten, dat toegang verleent tot videotechnologie, videoprojecten sponsort, en restauratie- en conserveringsdiensten biedt voor in onbruik gemaakte videoformaten.
Matters in Media Art
Curatoren, conservators, archivarissen en mediatechnische managers van New Art Trust, MoMA, SFMOMA en Tate hebben samen een consortium gevormd om best practice-richtlijnen te ontwikkelen rond de zorg voor tijdsgebaseerde mediakunstwerken (zoals video, film, dia, geluids- en computergebaseerde installaties). De website van Matters in Media Art biedt uitgebreide instrumenten, gerelateerd aan het tentoonstellen van mediakunst.