Inspectie is het proces waarbij gedetailleerde informatie over de conditie van een tape of bestand wordt verzameld, ter voorbereiding op de migratie naar nieuwere formaten. De term duidt ook op het verifiëren van de status van werken die reeds preserveerd werden of die nog moeten gepreserveerd worden.

Een gedetailleerde fysieke inspectie van de installatie en haar materialen kan een grote hoeveelheid informatie over het werk opleveren. Het kan de archivaris, conservator en verkoper eveneens helpen bepalen welke stappen nodig zijn om de mediacomponenten te migreren naar een nieuw formaat. De inspectie van videobanden is een relatief ongecompliceerd proces, maar het moet op een correcte manier gebeuren, met bijzondere aandacht voor details.

De inspectie van videobanden is een relatief ongecompliceerd proces, maar het moet op een correcte manier verlopen, met bijzondere aandacht voor details. Een eenvoudig formulier voor de inspectie van videotapes vind je in de conditierapport-sectie van deze website. Zie ook de Association of Moving Image Archivists’ guide to videotape inspection voor een stap-voor-stapgids voor fysieke inspectie.

Algemeen
- Inspecteer de fysieke staat van elke videoband terwijl je hem inventariseert en klaarmaakt voor langetermijnopslag.
- Identificeer de videobanden die een grotere nood hebben aan onmiddellijke aandacht en bepaal welke banden een hoge, midden of lage preserveringsprioriteit hebben.
- Documenteer je observaties en bevindingen in de catalogus.

• Een indringende azijnachtige geur: het azijnsyndroom.
• Witte of bruine schimmel (zie de raadgeving over beschimmelde banden beneden!).
• Wit of bruin poeder op het einde van de band of in het doosje.
• Plakkende tape – wijst op ‘sticky shed’-syndroom.
• Vuil, stof of vingerafdrukken – wijst op foute omgang.
• Band die los of ongelijkmatig opgewonden werd opgeborgen.
• Zware schade (inclusief waterschade) aan de behuizing van de tape.

Draag pluisvrije handschoenen en vermijd het oppervlak van de videoband of de rand van de opgerolde tape aan te raken.

Het hanteren van de videoband gebeurt best in een nette omgeving, vrij van stof, rook en voedsel. (Vingerafdrukken, stof of andere resten kunnen resulteren in ‘dropout’, ofwel het wegvallen van het videosignaal, als de vuil- of stofdeeltjes tussen de afleeskop en de tape terechtkomen).

Videobanden met het azijnsyndroom of schimmel moeten worden gescheiden van andere banden, en koel en droog worden bewaard. De acetaatzuren of de sporen die deze banden aantasten kunnen zich immers verspreiden en andere, gezonde banden besmetten.

Belangrijke opmerking m.b.t. beschimmelde videobanden
Schimmel kan ernstige gezondheidsrisico’s met zich meebrengen. Als je tijdens het inspectieproces schimmel detecteert, moet je de inspectie onmiddellijk stopzetten. De videoband moet worden geïsoleerd totdat hij kan worden onderzocht door een expert, die het type schimmel vaststelt en kan verzekeren dat het veilig is om verder om te gaan met de behandeling van de tape.

Het is een goed idee om de video’s regelmatig te inspecteren en de fysieke staat van je banden in kaart te brengen. Om vroege tekenen van verval te kunnen opsporen zou het ideaal zijn om inspecties minstens met een regelmaat van zes maanden uit te voeren.

Het is aanbevolen dat je de videobanden om de drie jaar ‘oefent’, d.w.z. vooruit- of terugspoelt. Dit verlicht de druk op de opgerolde tape (‘tape pack stress’).

Plaats de videobanden na het ‘oefenen’ met een gelijkmatige winding terug, op de gepaste hub: take-up hub voor niet-professionele formaten; supply hub voor professionele formaten. De take-up hub is de spoel waarop de tape terechtkomt wanneer hij wordt opgewonden, de supply hub is de spoel van waaruit de tape wordt afgespeeld.

Inspectie van digitale bestanden bestaat uit het regelmatig nakijken van de werkzaamheid. Dit houdt ook in dat je de software inspecteert die vereist is om het bestand af te spelen, en dat je nagaat of de hardware volledig functioneel is.

De volgende karakteristieken of basiskenmerken van computergebaseerde kunst zouden gedurende de inspectie moeten worden nagekeken en in de catalogus beschreven:
- De snelheid van een werk: lijkt de navigatie van het werk (te) traag of (te) snel te gaan? (Denk erom dat een kunstenaar een werk bewust geprogrammeerd kan hebben om aan een bepaalde snelheid te draaien)
- Ordening van beelden en/of tekst
- Leesbaarheid van beelden en/of tekst
- De functionaliteit van hyperlinks
- Kalibrering van de weergaveapparatuur

Snel evoluerende technologieën en de dreiging van in onbruik raken maken een regelmatige inspectie en evaluatie van de integriteit van een computergebaseerd kunstwerk noodzakelijk. Het werk is immers een intern verbonden systeem van data, dataformaten, software en fysieke hardware.

Het is moeilijk om cijfermatig weer te geven hoe vaak items geïnspecteerd zouden moeten worden. In veel gevallen voorzien software-upgrades bijvoorbeeld geen terugwerkende compatibiliteit, waardoor zij – zonder voorafgaande waarschuwing – op korte tijd grote hoeveelheden digitale informatie onleesbaar maken.

Idealiter worden inspecties met een regelmaat van zes maanden uitgevoerd. Natuurlijk is dit niet altijd mogelijk, maar wanneer men een computergebaseerd werk in een collectie opneemt zou periodieke inspectie steeds moeten opgevat worden als een deel van de verantwoordelijkheid die het collectiehoudende instituut heeft tegenover het werk.

Test het werk zowel in zijn originele omgeving als in een zeer actuele omgeving, met het gebruik van de nieuwste versies software, besturingssysteem en/of hardware. Behoud meerdere kopieën van de originele software. Dit soort tests vormen de ideale gelegenheid om conserveringsrisico’s vast te stellen en te bepalen welke acties nodig zullen zijn wanneer het werk moet worden gemigreerd.