Cotation

L'utilisation d'un identfiant unique pour chaque document est cruciale durant le catalogage. Certaines collections auront peut-être déjà été cotées avec soins ; ce système de cotation peut souvent être maintenu (et devra toujours quoi qu'il en soit être enregistré dans la base de données.) Si les bandes ne sont pas cotées avec précision ou de façon harmonieuse, de nouvelles cotes devront être attribuées. Le système de cotation devrait être aussi simple que possible. Un système de cotation basique peut décrire la collection ou le créateur, attribuer une cote, et donner des informations concernant le format ou la génération. Par exemple, la première bande de la collection Dolores Smith, un master du montage pourra être cotée ainsi :

DS-00001-M

Les différentes conventions pour la cotation devraient être déterminées à l'avance, tout comme les conventions portant sur la façon d'écrire les cotes (p. ex., l'utilisation de traits d'union, etc.). Uniformité et cohérence sont cruciales ; une fois un système établi, ne le changez pas sauf si cela est véritablement nécessaire.