Dans des conditions environnementales optimales, des bandes audio et vidéo neuves devraient avoir une durée de vie d'environ dix ans. Cette durée de vie peut en fait s'élever à trente ans, voir cinquante ans dans certains cas exceptionnels.

De bonnes conditions d'entreposage vous donnerons le temps nécessaire pour pouvoir documenter convenablement les œuvres et préserver celles nécessitant une attention immédiate, tout en conservant les bandes de priorité moindre dans un état stable. Le meilleur entreposage à long-terme se fait à approximativement 10°C avec une humidité relative de 25% et peu de fluctuation. Bien sûr, on ne peut pas toujours satisfaire à toutes ces conditions, mais dans tous les cas, les bandes doivent être entreposées en portant attention aux paramètres suivants :

• Entreposez les bandes audio et vidéos sur des rayonnages en métal dans des conditions stables, fraiches et sèches.
• Entreposez les bandes audio et vidéos verticalement, comme des livres.
• Le lieu d'entreposage devrait être protégé de la poussière et de la lumière du soleil. Les boitiers doivent rester propres et sans poussière.
• Assurez-vous qu'il n'y a aucun plastique ou papier acides à l'intérieur des boitiers ; cela pourrait accélérer la décomposition.
• Conservez et classez séparément les documents papiers trouvés dans le boitier, mais notez leur existence et leur emplacement dans le catalogue correspondant.
• Notez la température et le taux d'humidité chaque mois, ainsi vous aurez l'assurance que les conditions environnementales ne fluctuent pas.
• De même, contrôlez votre collection à un niveau plus détaillé - veillez à ce qu'il n'y ai pas de débris ni de poussières dans les boitiers.
• Avant de mettre une cassette dans les rayonnages, supprimez la languette d'enregistrement pour prévenir tout risque d'effacement futur.

La façon dont une bande est embobinée peut contribuer à sa longévité.

• L'enroulement de la bande doit être régulier tout en étant un peu serré, une bande étant moins vulnérable aux dommages extérieurs avec une bobine homogène.
• Vous pouvez obtenir un embobinement homogène en avançant la bande jusqu'à la fin ou en la rembobinant à une vitesse régulière, mais soyez prudent avec des bandes détériorées ou abîmées. Dans le doute, ne tentez pas une lecture de la bande !
• Les mauvais enroulement de bandes incluent les torons, les bobines qui débordent, les bobines en collerettes.
• Sur les bandes sans cassette (open reel), sécurisez le bout libre avec de l'adhésif en papier non-acide, sinon le bout risque de se rabattre ou de se déformer.
• Pour les formats du commerce, la bande devrait être entreposée sur la bobine réceptrice (la bobine sur laquelle s'enroule la bande pendant la lecture) et pour les formats non commerciaux, les formats d'archivage, la bande doit être conservée sur la bobine émettrice, la bobine depuis laquelle la bande est lue.

En stockant des médias numériques sur un système redondant de disques durs (tel qu'un RAID-6) ou sur un serveur vous dupliquez vos données et les gardez en relative sécurité à condition qu'un tel système soit bien géré. C'est aussi l'option la plus onéreuse.

Le prix au mégaoctet ayant diminué, un seul disque dur externe est une solution abordable et assez fiable pour stocker les composants d'une œuvre numérique. Cependant, l'entreposage à long terme de tout disque à haute densité est risqué.

La redondance est cruciale étant donné qu'un disque dur peut tomber en panne. Il est recommandé que vous sauvegardiez l'œuvre sur au moins deux disques durs et que vous en laissiez un dans un rayonnage et de préférence dans un lieu différent en cas de sinistre. Une redondance sur plusieurs formats est encore mieux : des fichiers sur des HDDs aussi bien que sur des bandes. De même, il est judicieux de rassembler les fichiers et les liens externes qui peuvent être répartis sur plusieurs serveurs et/ou dossiers pour maintenir la provenance de l'œuvre et exercer un contrôle plus important sur les composants individuels. C'est une étape essentielle dans la préservation des sites web.

Si votre institution en a les moyens, il est également bon de sauvegarder les données sur un support magnétique de stockage informatique tel que le Linear Tape-Open (appelé bande LTO), entreposé de préférence hors les murs. Cela requiert d'être connecté à un réseau local où sont réalisées des sauvegardes sur bande. Il est recommandé que vous stockiez les données sur des supports différents utilisant différentes technologies, afin que votre archives ne dépende pas que d'une seule technologie.

• Les supports de stockages amovibles devraient être constamment conservés au frais, au sec et éloignés de la lumière directe du soleil ainsi que de champs magnétiques importants. L'air ne doit pas présenter de saletés, de poussières ni de substances chimiques.
• Des boîtiers inertes en polypropylène pour les disques durs externes et les disques optiques offre une protection supplémentaire. Entreposez les disques verticalement dans des boîtiers cristal en plastique sans acide. Les supports de stockage devraient être conservés sur des rayonnages lorsqu'ils ne sont pas utilisés. Laisser un média dans un lecteur pendant une longue période peut entraîner une hausse de la température et des dommages mécaniques.
• Renforcer la sécurité de la collection en vous assurant que les fichiers n'autorisent que leur lecture et non leur écriture, et qu'un nombre limité de conservateurs de confiances seulement ait accès à l'œuvre originale.
• Pour la consultation, copiez l'œuvre sur des disques compacts enregistrables.

Note concernant les DVD-R et CD-R d'"archivage" gold :

Les disques optiques sont vulnérables aux rayures, à la chaleur et à l'humidité. Ils peuvent se délaminer à la chaleur. De même, l'humidité peut détruire un disque si de la moisissure arrive à la couche adhésive d'un DVD-R à travers des bords qui se détachent. Les disques optiques gold ont une couche réflective de 24 carats inoxydable et qui ne se ternie pas et utilise un colorant phtalocyanine organique, qui selon des études indépendantes, a la plus longue espérance de vie parmi les colorants photosensitifs. Le colorant est sujet aux dégradations après une longue période, spécialement si le support optique est laissé dans un lieu éclairé. La lumière peut décolorer le support, ce qui peut causer des problèmes lorsque le laser essaye de lire l'information enregistrée sur le disque.

Maintenir les équipements de lecture et de monstration d'une installation en état de fonctionnement est crucial pour préserver la relation des composants médiatiques individuels avec l'ensemble et préserver l'authenticité et l'intégrité de l'objet original (l'installation en tant que système fait de parties interconnectées dans son intégralité). Comme toute machine, l'équipement finira par connaître des défaillances, mais en l'entreposant dans de bonnes conditions, on peut retarder ce moment au maximum. Les recommandations suivantes devraient être gardées à l'esprit :

• Conservez l'équipement constamment au frais et au sec et à l'abris des contaminants en suspension dans l'air.
• Achetez les équipements de la meilleure qualité possible.
• Les mécanismes doivent être maintenus propres et correctement alignés pour ne pas endommager la bande ou causer des erreurs de lecture.
• Le trajet de la bande et les têtes de lecture doivent être particulièrement entretenus.
• Conservez les manuels de service et un stock de pièces de rechange et/ou de magnétoscope de rechange.
• Les supports de stockage amovibles —tels que les disques durs et les disques — ainsi que l'équipement informatique et les moniteurs doivent aussi être conservés au frais et au sec, à l'abris des contaminants en suspension dans l'air.

Pour plus d'informations sur l'entreposage et la maintenance des équipements y compris sur le processus d'identification de l'importance de l'état fonctionnelle ou non d'un équipement, voir "The Management of Display Equipment in Time-Based Media Installations" de Pip Laurenson.