Stocker des médias numériques sur un système redondant de disques durs (tel que RAID-6) ou sur un serveur, duplique vos données et les garde en relative sécurité dans la mesure où il est bien géré. C'est l'option la plus onéreuse.
Le prix au mégaoctet ayant diminué, un seul disque dur externe est une solution abordable et assez fiable pour stocker les éléments d'une œuvre numérique.
La redondance est la clé étant donné qu'un disque dur peut tomber en panne. Il est recommandé que vous sauvegardiez l'œuvre sur au moins deux disques durs et que vous en laissiez un dans un rayonnage, de préférence dans un lieu différent en cas de sinistre. Ou mieux encore, avoir une redondance sur plusieurs formats : des fichiers sur des HDDs aussi bien que sur des bandes. De même, il est judicieux de rassembler les fichiers et les liens externes qui peuvent être répartis sur plusieurs serveurs et/ou dossiers pour maintenir la provenance de l'œuvre et exercer un contrôle plus important sur les composants individuels. C'est une étape essentielle dans la préservation des sites web.
Si votre institution en a les moyens, il est également bon de sauvegarder les données sur un support magnétique de stockage informatique tel que le Linear Tape-Open (appelé bande LTO), entreposé de préférence hors les murs. Cela requiert d'être connecté à un réseau local où sont réalisées des sauvegardes sur bande. Il est recommandé que vous stockiez les données sur des supports différents utilisant différentes technologies, afin que votre archives ne dépende pas que d'une seule technologie.
Les supports de stockages amovibles devraient être constamment conservés au frais, au sec et éloignés de la lumière directe du soleil ainsi que d'importants champs magnétiques. L'air ne doit pas contenir de saletés, de poussières ni de substances chimiques.
Des boîtiers inertes en polypropylène pour les disques durs externes et les disques optiques offre une protection supplémentaire. Entreposez les disques verticalement dans des boîtiers cristal en plastique sans acide. Les supports de stockage devraient être conservés sur des rayonnages lorsqu'ils ne sont pas utilisés. Laisser un média dans un lecteur pendant une longue période peut entraîner une hausse de la température et des dommages mécaniques.
Renforcer la sécurité de la collection en vous assurant que les fichiers n'autorise que leur lecture et non leur écriture, et qu'un nombre limité de conservateurs de confiances a accès à l'œuvre originale.
Pour la consultation, copiez l'œuvre sur des disques compacts enregistrables.
À propos des DVD-Rs et CD-Rs d'"archivage" gold
les disques optiques sont vulnérables aux rayures, à la chaleur et à l'humidité. Ils peuvent se délaminer à la chaleur. De même, l'humidité peut détruire un disque si de la moisissure arrive à la couche adhésive d'un DVD-R à travers des bords qui se détachent. Les disques optiques gold ont une couche réflective de 24 carats inoxidable et qui ne se ternie pas et utilise un colorant phtalocyanine organique qui selon des études indépendantes, a la plus longue espérance de vie parmi les colorants photosensitifs. Le colorant est sujet aux dégradations après une longue période, spécialement si le support optique est laissé dans un lieu éclairé. La lumière peut décolorer le support, ce qui peut causer des problèmes lorsque le laser essaye de lire l'information enregistrée sur le disque.
Tout comme les disques durs et les disques, l'équipement informatique et les moniteurs devraient être constamment conservés au frais et au sec, ainsi qu'à l'abris des contaminants en suspension dans l'air.