Het benoemen van bestanden
Bij de aanmaak van elk bestand moet men de vastgelegde benoemingsafspraken volgen en erop toezien dat men zeker de bestandsextensie vermeldt. Over deze afspraken moet aan het begin van het project worden beslist. De naam van het bestand zou kunnen gebaseerd zijn op het unieke identificatienummer. Het meest belangrijke aspect is dat de naam van het bestand uniek is en niet gekopiëerd wordt in een ander project, of elders op je servers. Geef het bestand geen eenvoudige benaming die mogelijk reeds gebruikt werd voor andere bestanden (bv. 001.tif, 002.tif, etc.).
Etiketteren van apparatuur en dragers
Hardwaretoestellen die nodig zijn voor het afspelen, opnemen en opslaan van werken (zoals harde schijven, zipdrives en monitors) kunnen beveiligd worden met zogenaamde ‘artifact identification tags’. Draagbare opslagmedia zoals floppydisks, zipdisks of optische schijven kunnen beveiligd worden met zuurvrije etiketten, die het unieke identificatienummer van het overeenkomstige werk aangeven.
Hou er rekening mee dat de kleeflaag van etiketten kan uitdrogen en ze hierdoor kunnen loskomen. Optische dragers zoals cd’s of dvd’s worden best opgeslagen in doosjes uit polipropyleen, met zuurvrije etiketten. Het unieke identificatienummer van een werk schrijft men best op de doorzichtige kern van het schijfje, met een permanente markeerstift met zachte viltpunt die watergebaseerd en niet-oplosbaar is.
Etiketten op doosjes zouden de volgende informatie moeten bevatten:
- Uniek identificatienummer
- Titel(s)
- Formaat/formaten van het bestand
- Kunstenaar/maker
- Datum waarop de kopie gemaakt werd
- Staat of versie van het werk