Catalogiseren

Wanneer men de aanmaak van volledige catalogusbestanden voor videobanden bespreekt, moet men één belangrijk punt voor ogen houden: het catalogiseren vereist dat een tape wordt bekeken om de inhoud, makers, enzovoort te bepalen – en dit zou nooit mogen gebeuren aan de hand van beschadigde tapes of van tapes die er slecht aan toe zijn. Het catalogiseren zou dus steeds moeten gebeuren na het conserveringswerk, en wel door raadpleegkopieën van de gepreserveerde banden te bekijken.

Catalogiseren kan verrassend ingewikkeld zijn, want om de catalogusgegevens tussen verschillende instituten en databanken consistent te houden, hebben bibliothecarissen en archivarissen verschillende standaarden bepaald. Als je voor de eerste keer een databank met catalogusbestanden aanmaakt is het daarom nuttig een archivaris of bibliothecaris te raadplegen, zodat je zeker bent dat je de juiste informatie verzamelt, en dat je ze op een correcte manier organiseert.

Een belangrijk aspect bij het catalogiseren is het gebruik van een consistente woordenschat. De algemeen gebruikte standaard voor het catalogiseren van bewegend beeldmateriaal is Archival Moving Image Materials: A Cataloging Manual, tweede editie, beter bekend als AMIM-2. Deze is beschikbaar in veel onderzoeks- en universiteitsbibliotheken, en voorziet in gedetailleerde standaarden voor het beschrijven van zowat alles: van tapeformaten tot titelvariaties.

Raadpleeg de IMAP Cataloging Template voor een grondige documentatie op objectniveau. Dit is een gebruiksvriendelijk template die ontwikkeld werd voor kleinere, onafhankelijke instituten en individuen; hij kan gebruikt worden met FileMaker Pro of Microsoft Access. Een volledige handleiding vind je op de IMAP-website.

Een eenvoudig catalogusbestand – op papier of in spreadsheet of database – zou de volgende elementen moeten bevatten:
- kunstenaar
- uniek identificatienummer
- productiedatum
- kleur of zwart-wit
- met of zonder klank
- duurtijd
- formaat
- generatie
- soort videoband
- melding of het werk deel uitmaakt van een reeks
- notities die geschreven zijn op de cassette, op de doos, op het spoel, of op een in de doos gevonden papiertje
- fysieke staat van de videoband
- opslaggeschiedenis van de videoband, indien gekend

Een diepgaande discussie over catalogiseringsprincipes en -praktijken vindt men op de website van Moving Image Collections (MIC). Regels voor catalogisering zijn beschikbaar op de website van de International Federation of Film Archives (FIAF).