Ideale praktijken ('Best Practices')

Ideale praktijken ('Best Practices') (Intro)

Je moet de preservering van een single-channel-videowerk niet opvatten als een overweldigend complexe taak, maar als een reeks van logische handelingen die op elkaar voortbouwen. De praktijken die hieronder worden beschreven zullen je tonen hoe deze acties vandaag door ervaren archivarissen en conservators worden uitgevoerd.

Elk preserveringsproject, elk videowerk, en elk instituut is uniek. Werken kunnen goed of slecht worden gecatalogeerd. Een collectie kan bestaan uit één zeer waardevolle titel of uit honderden werken van onbekende waarde. Beschouw deze richtlijnen als aanwijzingen die je zullen helpen om een preserveringsstrategie op maat van jouw situatie op te stellen. Ze zullen je ook helpen om in te schatten welke vragen je in de loop van je project aan een videolaboratorium of archivaris moet voorleggen.

Preserveringsprojecten zijn nooit makkelijk. Toch is het goed te onthouden dat zelfs de kleinste handeling die je stelt de levensduur van de werken die je voor toekomstige generaties hoopt te beschermen, kan verlengen.

Inspecteren

Inspecteren (Intro)

Inspectie is het proces waarbij gedetailleerde informatie over een tape verzameld wordt ter voorbereiding op de migratie van het werk naar nieuwere formaten. De term duidt ook op het verifiëren van de status van tapes die reeds geconserveerd werden of die nog moeten geconserveerd worden.

Inspecteren bij opname in het archief/catalogiseren

Een gedetailleerde fysieke inspectie van het videomateriaal kan een grote hoeveelheid informatie opleveren en videolaboratoria helpen te bepalen welke stappen nodig zijn om de tape naar een nieuw formaat te migreren. De inspectie van videobanden is een relatief ongecompliceerd proces, maar het moet op een correcte manier gebeuren, met bijzondere aandacht voor details.

Een basisformulier voor de inspectie van videobanden kan op deze website gevonden worden in het onderdeel ‘Conditierapporten’. Voor een stap-voor-stapgids voor fysieke inspectie, zie ook de Association of Moving Image Archivists’ guide to videotape inspection.

Algemeen
- Inspecteer de fysieke staat van elke videoband terwijl je hem inventariseert en klaarmaakt voor langetermijnopslag.
- Identificeer de videobanden die een grotere nood hebben aan onmiddellijke aandacht en bepaal welke banden een hoge, midden of lage preserveringsprioriteit hebben.
- Documenteer je observaties en bevindingen in de catalogus.

Tekenen van actief verval of potentiële schade

- Een indringende azijnachtige geur: het azijnsyndroom.
- Witte of bruine schimmel (zie de raadgeving over beschimmelde banden beneden!).
- Wit of bruin poeder op het einde van de band of in het doosje.
- Plakkende tape – wijst op ‘sticky shed’-syndroom.
- Vuil, stof of vingerafdrukken – wijst op foute omgang.
- Band die los of ongelijkmatig opgewonden werd opgeborgen.
- Zware schade (inclusief waterschade) aan de behuizing van de tape.

Omgangstechnieken

Draag pluisvrije handschoenen en vermijd het oppervlak van de videoband of de rand van de opgerolde tape aan te raken.

Het hanteren van de videoband gebeurt best in een nette omgeving, vrij van stof, rook en voedsel. (Vingerafdrukken, stof of andere resten kunnen resulteren in ‘dropout’, ofwel het wegvallen van het videosignaal, als de vuil- of stofdeeltjes tussen de afleeskop en de tape terechtkomen).

Videobanden met het azijnsyndroom of schimmel moeten worden gescheiden van andere banden, en koel en droog worden bewaard. De acetaatzuren of de sporen die deze banden aantasten kunnen zich immers verspreiden en andere, gezonde banden besmetten.

Belangrijke opmerking m.b.t. beschimmelde videobanden
Schimmel kan ernstige gezondheidsrisico’s met zich meebrengen. Als je tijdens het inspectieproces schimmel detecteert, moet je de inspectie onmiddellijk stopzetten. De videoband moet worden geïsoleerd totdat hij kan worden onderzocht door een expert, die het type schimmel vaststelt en kan verzekeren dat het veilig is om verder om te gaan met de behandeling van de tape.

Voortdurende periodieke inspectie

Het is een goed idee om de video’s regelmatig te inspecteren en de fysieke staat van je banden in kaart te brengen. Om vroege tekenen van verval te kunnen opsporen zou het ideaal zijn om inspecties minstens met een regelmaat van zes maanden uit te voeren.

Het is aanbevolen dat je de videobanden om de drie jaar ‘oefent’, d.w.z. vooruit- of terugspoelt. Dit verlicht de druk op de opgerolde tape (‘tape pack stress’).

Plaats de videobanden na het ‘oefenen’ met een gelijkmatige winding terug, op de gepaste hub: take-up hub voor consumentenformaten; supply hub voor niet-consumentenformaten.

Documenteren

Documenteren (Intro)

Documenteren is het proces van het verzamelen en organiseren van informatie over een werk, inclusief zijn staat, zijn inhoud en de handelingen die ondernomen werden om het werk te bewaren.

Inventariseren

De eerste fase van elk preserveringsproces is het bepalen van de noden van het object in kwestie. Voor een collectie met meerdere titels is een eenvoudige inventaris een kritische stap. Het zou ideaal zijn om een verzameling meteen bij de aanvang van de preservering volledig te catalogiseren, maar dit is niet altijd haalbaar, noch praktisch doenbaar. In plaats daarvan is een eenvoudige inventaris op objectniveau al een goed begin: dit kan informatie op papier zijn, of in een spreadsheet.

Minimale inventarisinformatie bestaat uit:
- de titel
- het totaal aantal banden
- het aantal banden per formaat (bv. 3/4”, VHS, etc.)
- de ouderdom van de banden
- basisinformatie over de staat van elke band

Opmerking
Veel collecties bevatten videobanden in verouderde formaten, die niet altijd te identificeren zijn door niet-experten. Deze obscure tapes hebben vaak de meeste aandacht nodig. Een accurate beschrijving van hun formaten is dan ook essentieel.
Zie de volgende website voor meer informatie over de identificatie van videoformaten:
The Texas Commission on the Arts Videotape Identification and Assessment Guide

Bij de opmaak van de inventaris moet je in het bijzonder letten op beschadigde banden en op banden die zichtbaar in een slechte staat verkeren. Noteer ook de algemene samenstelling van de collectie. Zijn de mastertapes duidelijk als ‘master’ gelabeld? Bestaan er meerdere kopieën van dezelfde titel? Welke soorten banden zijn er: onderdelen, masters, etc.?

Deze basisinformatie geeft een duidelijker beeld van de preserveringsnoden. Vanaf nu is het mogelijk om de kosten voor de conservering van een hele collectie (of een deel daarvan) in te schatten. Deze informatie is ook belangrijk wanneer men sponsors, die vaak een duidelijke kijk willen hebben op de reikwijdte van het project, benadert.

Catalogiseren

Wanneer men de aanmaak van volledige catalogusbestanden voor videobanden bespreekt, moet men één belangrijk punt voor ogen houden: het catalogiseren vereist dat een tape wordt bekeken om de inhoud, makers, enzovoort te bepalen – en dit zou nooit mogen gebeuren aan de hand van beschadigde tapes of van tapes die er slecht aan toe zijn. Het catalogiseren zou dus steeds moeten gebeuren na het conserveringswerk, en wel door raadpleegkopieën van de gepreserveerde banden te bekijken.

Catalogiseren kan verrassend ingewikkeld zijn, want om de catalogusgegevens tussen verschillende instituten en databanken consistent te houden, hebben bibliothecarissen en archivarissen verschillende standaarden bepaald. Als je voor de eerste keer een databank met catalogusbestanden aanmaakt is het daarom nuttig een archivaris of bibliothecaris te raadplegen, zodat je zeker bent dat je de juiste informatie verzamelt, en dat je ze op een correcte manier organiseert.

Een belangrijk aspect bij het catalogiseren is het gebruik van een consistente woordenschat. De algemeen gebruikte standaard voor het catalogiseren van bewegend beeldmateriaal is Archival Moving Image Materials: A Cataloging Manual, tweede editie, beter bekend als AMIM-2. Deze is beschikbaar in veel onderzoeks- en universiteitsbibliotheken, en voorziet in gedetailleerde standaarden voor het beschrijven van zowat alles: van tapeformaten tot titelvariaties.

Raadpleeg de IMAP Cataloging Template voor een grondige documentatie op objectniveau. Dit is een gebruiksvriendelijk template die ontwikkeld werd voor kleinere, onafhankelijke instituten en individuen; hij kan gebruikt worden met FileMaker Pro of Microsoft Access. Een volledige handleiding vind je op de IMAP-website.

Een eenvoudig catalogusbestand – op papier of in spreadsheet of database – zou de volgende elementen moeten bevatten:
- kunstenaar
- uniek identificatienummer
- productiedatum
- kleur of zwart-wit
- met of zonder klank
- duurtijd
- formaat
- generatie
- soort videoband
- melding of het werk deel uitmaakt van een reeks
- notities die geschreven zijn op de cassette, op de doos, op het spoel, of op een in de doos gevonden papiertje
- fysieke staat van de videoband
- opslaggeschiedenis van de videoband, indien gekend

Een diepgaande discussie over catalogiseringsprincipes en -praktijken vindt men op de website van Moving Image Collections (MIC). Regels voor catalogisering zijn beschikbaar op de website van de International Federation of Film Archives (FIAF).

Nummeren

Een noodzakelijk element in het catalogeringsproces is het gebruik van een uniek identificatienummer voor elk individueel item. Sommige collecties kunnen reeds met zorg zijn genummerd: dit nummeringsysteem kan dan vaak behouden blijven (en zou altijd in de databank moeten worden opgenomen). Indien de banden niet grondig of consistent genummerd zijn, moeten nieuwe nummers worden toegekend.
Het nummeringsysteem moet zo eenvoudig mogelijk gehouden worden.

Een nummeringsysteem kan de collectie of maker beschrijven, een nummer toekennen, en details verschaffen over formaat of generatie. Zo zou bijvoorbeeld de eerste tape in de Dolores Smith collectie, een gemonteerde master, als volgt genummerd kunnen worden:

DS-00001-M

De verschillende afspraken voor nummering moeten op voorhand worden bepaald, net zoals de afspraken voor het uitschrijven van het nummer (bv. het gebruik van koppeltekens, enz.).

Consistentie is noodzakelijk: verander een systeem, eens het werd afgesproken, niet meer – tenzij dit absoluut noodzakelijk blijkt.

Etiketteren

Breng zuurvrije labels aan, zowel op de doos als op de videoband. Omdat labels kunnen uitdrogen en loskomen, verkiezen sommige archivarissen de videobanden en –dozen zelf rechtstreeks te etiketteren met archiefveilige permanente markeerstiften.

Labels zouden de volgende elementen moeten bevatten:
- titel
- kunstenaar
- datum
- generatie
- uniek identificatienummer

Conserveren

Conserveren (Intro)

Conserveren verwijst naar de handelingen die worden uitgevoerd om voorwerpen in hun huidige staat te bewaren en om iedere vorm van verder verval te voorkomen.

Omstandigheden voor de opslag van dragers

In optimale omgevingsomstandigheden zou een nieuwe videoband ongeveer tien jaar moeten meegaan. Maar videobanden kunnen tot dertig, en in sommige uitzonderlijke gevallen tot vijftig jaar bruikbaar blijven.

Correcte bewaringsomstandigheden geven je de nodige tijdsmarge om tapes correct te documenteren, en om werken te preserveren die onmiddellijke aandacht vereisen – terwijl videobanden met een lagere prioriteit stabiel kunnen worden gehouden. De beste temperatuur voor lange termijnbewaring is ongeveer 10°C, bij een relatieve vochtigheid van 25%, met weinig fluctuatie.

Deze bewaringsomstandigheden kunnen niet altijd worden gerealiseerd, maar videobanden zouden in elk geval moeten worden opgeslagen met aandacht voor de volgende parameters:
- Bewaar videobanden op metalen rekken in koele, droge en stabiele omstandigheden.
- Bewaar videobanden rechtop, zoals boeken.
- De bewaarplaats moet stofvrij zijn en zich buiten het zonlicht bevinden. De dozen en cassettes moeten schoon en stofvrij worden gehouden.
- Verifieer of er geen zuurhoudend plastic of papier in de doos aanwezig is: dit kan mogelijk de ontbinding versnellen.
- Waardevolle papieren documenten die in de doos worden aangetroffen, zouden afzonderlijk van de tape moeten worden bewaard; noteer hun aanwezigheid en de locatie in het relevante catalogusbestand.
- Meet de temperatuur en de vochtigheidsgraad maandelijks, om er zeker van te zijn dat de omgevingsomstandigheden niet fluctueren doorheen de tijd.
- Kijk je collectie tegelijkertijd na op microniveau; zorg ervoor dat de cassettedoosjes vrij zijn van vuil en stof.
- Schakel, vooraleer je een videocassette in het rek plaatst, de record tab uit om accidentele uitwissing in de toekomst te voorkomen.

Videobanden opwinden

De manier waarop een videoband is opgespoeld kan bijdragen tot een langere levensduur.

De videoband moet gelijkmatig en een beetje strak worden opgewonden, aangezien een gelijkmatig opgewonden videoband het minst vatbaar is voor externe schade. Je kan een gelijkmatige opwinding bereiken door de videoband op een gelijkmatig tempo tot het einde vooruit, of tot het begin terug te spoelen, maar wees voorzichtig met videobanden die beschadigd of in slechte staat zijn. Vermijd in geval van twijfel de videobanden af te spelen!

Voorbeelden van slechte spoelingen zijn: popped strands, pack slop, en flange pack.

Kleef de losse einden van open reel tapes met zuurvrije papiertape vast, want de uiteinden kunnen dubbel plooien of vervormen.

Voor consumentenformaten moet de tape op de take-up hub – de spoel waarop de tape terechtkomt wanneer hij wordt opgewonden – worden bewaard, voor niet-consumenten- of archiefformaten wordt hij bewaard op de supply hub: dat is de spoel van waaruit de tape wordt afgespeeld.

Apparatuur bewaren

Wil je videobanden correct kunnen opwinden en migreren, dan heb je goed functionerende apparatuur nodig. Het bewaren van apparatuur in je collectie kan daarom net zo belangrijk zijn als de preservering van de videobanden zelf. Hierbij dient te worden opgemerkt dat de dragers hoogstwaarschijnlijk de afspeeltechnologie zullen overleven.

Hou rekening met de volgende zaken wanneer je je behoeften bepaalt m.b.t. apparatuur:
- Koop apparatuur van de beste kwaliteit die beschikbaar is.
- Hou de apparatuur steeds schoon en lijn ze correct uit, zodat ze de videoband niet beschadigt en geen afspeelfouten veroorzaakt.
- Hou in het bijzonder het pad van de videoband en de koppen proper.
- Als je van plan bent om videobanden voor vele jaren te bewaren, ook nadat het formaat in onbruik is geraakt, hou dan de handleidingen bij en leg een voorraad van reserveonderdelen en/of reservevideorecorders aan.

Preserveren en migreren

Preserveren en migreren (Intro)

Preservering verwijst naar het algemene proces waarbij de inhoud van een object wordt bewaard en zijn raadpleegbaarheid op lange termijn wordt verzekerd. Een onderdeel van het preserveringsproces is migratie, of het dupliceren van een videoband naar een nieuw archiefformaat, om zo de inhoud op lange termijn toegankelijk te houden.

Archiefformaten

Er bestaat een verscheidenheid aan analoge en digitale videobandformaten, die ontwikkeld werden om te beantwoorden aan specifieke gebruikersnoden. Voor de preservering van videobanden werd er nooit één bepaald standaardformaat bepaald.

Als goede archiefformaten worden professionele videobanden, die dik en sterk zijn, aanbevolen: ze zijn alomtegenwoordig en worden wijd ondersteund door de televisie- en productie-industrie. Voor de gewone consument worden speciale videoformaten geproduceerd die aan hun specifieke noden tegemoetkomen. Ze zijn meestal klein van formaat en niet erg robuust, en de videoband is dunner dan die van professionele tapes. Als preserveringsmaster kan zo’n videoformaat dan ook niet aanvaard worden.

De volgende twee videoformaten worden het vaakst voor preservering gebruikt:

Digital Betacam (of DigiBeta)
In de archiefgemeenschap wordt dit digitale formaat met lage comprimering momenteel beschouwd als beste keuze van preserveringsmaster. Dit stevige en betrouwbare digitale formaat levert de best beschikbare beeldkwaliteit. Wanneer men het gebruikt om andere DigiBeta te re-masteren, is er geen generatieverlies van de inhoud: DigiBeta maakt een exacte digitale kloon van het origineel. Een argument dat sommigen ervan weerhoudt om dit formaat te gebruiken is de hoge prijs. Ook de afspeelapparatuur is duur, en meestal enkel in professionele productieomgevingen verkrijgbaar.

Betacam SP
Dit analoge formaat zonder comprimering is zeer duurzaam en betrouwbaar. Bij migratie is het – vergeleken met de meeste andere analoge videoformaten – in staat om een maximaal niveau van informatie te behouden. Omdat Betacam SP een analoog formaat is, kan er op kopieën die van een dergelijke master worden gemaakt generatieverlies optreden.

Digitale bestanden

Op dit moment bestaat er binnen de archiefgemeenschap geen algemene consensus over een digitaal bestandsformaat dat geschikt is voor lange termijnbewaring van videobeelden.
Een groot voordeel van het opslaan van bestanden op digitaal formaat is de mogelijkheid om bestanden zonder generatieverlies te kopiëren. Er zijn ook voordelen qua kosten en ruimte: digitale opslag wordt steeds goedkoper, en de prijs zal in de nabije toekomst ook blijven dalen.

Wanneer men video digitaliseert zijn er echter een aantal variabelen die meespelen, zoals problemen rond comprimering, codecs en de compatibiliteit van de verschillende bestanden. Alhoewel er zich op dit gebied recent opwindende ontwikkelingen hebben voorgedaan, moeten deze kwesties onder archivarissen nog opgelost worden. (Eén zo’n belangrijk project vind je in de sectie ‘Case studies’ op deze website.)

Triage

Om een preserveringsprogramma op te starten en te onderhouden moet je eerst de banden identificeren die onmiddellijke aandacht vereisen. Vervolgens ontwikkel je een plan, waarbij je in het oog houdt welke middelen je aan het project kan besteden.

Voor het bepalen van tapes die bewaard moeten worden, kijk je eerst naar hun fysieke staat en herkomst: dit zijn de twee hoofdfactoren die de benodigde tijd en de noodzakelijke kosten zullen bepalen.

Bijkomende aandachtspunten:
- Verifieer, vooraleer je een tape migreert, of een andere organisatie een originele of hoge kwaliteitsversie van het werk heeft: dit zou een betere bron voor migratie kunnen zijn. Kijk daarom na of het werk reeds werd geconserveerd door een andere organisatie. Dit kan ook een duplicatie van middelen vermijden.
- Migreer de originele (eerste) generatie of de generatie die het dichtst bij het origineel ligt, om zo de hoogst mogelijke kwaliteit van preserveringsmaster te kunnen maken. (Tenzij een versie uit een volgende generatie duidelijk minder aangetast is, wat soms het geval is.)
- Merk op dat er meerdere masters en meerdere definities van de term ‘master’ kunnen bestaan, waardoor het nodig kan zijn om de maker van het werk te consulteren en meerdere tapes af te spelen om de beeldkwaliteit te vergelijken.
- Ga voorzichtig om met het afspelen van oudere, verslechterde tapes: dit kan permanente schade veroorzaken.

Binnenshuis werken versus uitbesteding

Sommige organisaties zijn tot de conclusie gekomen dat het investeren in een schoonmaak- en herformatteringsprogramma in eigen huis op lange termijn tijd en middelen kan besparen. Veel organisaties werken voor dit soort activiteiten echter via uitbesteding met betrouwbare videolaboratoria.

Contacteer, eens je de tapes ter preservering hebt geselecteerd, verschillende videolabs, en vergelijk hun kostenramingen. Voorzie de labs van zoveel mogelijk informatie, zoals formaat, lengte en staat van elke tape.

Denk eraan dat, eens het lab de tapes bekijkt en evalueert, de prijs kan wijzigen.

De grondbeginselen van migratie

Migratie vraagt om actie en vooruitziendheid – een evenwicht tussen korte en lange termijnplanning.

Hier volgt een overzicht van de basisprocedure:
- Maak een preserveringsmaster door de tapes te remasteren of naar een archiefformaat te migreren.
- Maak meer dan één master en bewaar de duplicaatkopie op een andere plaats om rampschade te vermijden.
- Aan het begin van de tape zou de preserveringsmaster één minuut kleurbalken en een referentietoon moeten bevatten. Dit zijn de referentiesignalen die gebruikt worden om de esthetische integriteit van de (inhoud van) de originele tape te verzekeren.
- Zorg ervoor dat de preserveringsmaster een tijdscode bevat. Dit signaal voorziet in een tijdsreferentie en helpt bij de correcte synchronisatie van het audiovisueel materiaal.
- Maak voor raadplegingsdoeleinden minstens één vertoningskopie van het werk, op VHS of dvd.
- Zorg ervoor dat de archiefmaster die off-site wordt bewaard nooit wordt afgespeeld, tenzij voor inspectie of voor het maken van nieuwe klonen voor archief- of tentoonstellingsdoeleinden.

Kwaliteitscontrole

Wees bereid om een grote hoeveelheid tijd te investeren in kwaliteitscontrole, een controle die soms zelfs langer kan duren dan de eigenlijke duur van het werk. Wanneer je het migreren van een tape uitbesteedt, zal er altijd kwaliteitscontrole op geremasterde tapes worden uitgevoerd: dit is een standaardpraktijk. Het is daarom belangrijk je eigen kwaliteitscontrole uit te voeren wanneer je tapes van het lab terugkrijgt.

Hier zijn enkele punten om in het achterhoofd te houden:
- Kijk de beeldkwaliteit van de nieuwe master, de back-upmaster en raadpleegkopieën na, door elke tape af te spelen op goed onderhouden apparatuur.
- Gedurende het migratieproces zou de transfer idealiter ook in real time moeten bekeken worden. Ook gedurende de kwaliteitscontrole zou dit moeten gebeuren: het laat de kijker toe om onmiddellijk potentiële fouten of glitches in het transferproces te identificeren.
- Indien je beperkt bent qua tijd en geld, doe dan een snelle check van elke tape aan het begin, midden en einde van de band. Dit wordt echter niet beschouwd als best practice.
- Check de kleurbalken op een gekalibreerde monitor en bevestig dat de audioniveaus correct werden aangepast voor referentie. Zo ben je zeker dat de preserveringsmaster de visuele en auditieve integriteit van de originele tape behoudt.
- Noteer observaties in de catalogus: verwijs indien mogelijk naar de tijdscode van de tape en documenteer het precieze tijdstip waarop zich problemen voordoen.
- Hou de observaties van het lab bij. Het lab zou moeten uitleggen hoe de tape werd omgezet, of er moeilijkheden waren, en hoe het beeld eruitzag tijdens het transferproces.
- Technische notities worden tijdens de omzetting bij voorkeur door technici gemaakt; deze notities moeten worden overgenomen in de catalogus.
- Documenteer specifieke informatie over de transfer, inclusief de datum en locatie, de naam van de technicus en alle veranderingen die zich tijdens het proces hebben voorgedaan.
- Toon de kunstenaar indien mogelijk zowel origineel als kopie, en dit op twee identiek gekalibreerde monitors. Zorg ervoor dat de chrominantie- en luminantieniveaus correct zijn.
- Als dit de eerste keer is dat je de inhoud van de tape ziet, is het nuttig om de inhoud van het beeld ook te catalogiseren. Maak hiervoor gebruik van een vertoningskopie.