Single-channel-video

Guideline: 

Inleiding

Single-channel-videokunstwerken worden gecreëerd met behulp van technologieën die oorspronkelijk bedacht werden om vluchtig te zijn. Het videosignaal zelf begon zijn technologisch bestaan in de vorm van televisie, een medium ontworpen voor de live overdracht – en niet voor het permanente behoud – van beelden. Videobanden werden geïntroduceerd in 1956, enkel met de bedoeling live televisieprogramma’s op te nemen voor heruitzending op een later tijdstip. In het algemeen moesten videobanden niet langer meegaan dan enkele uren. Dvd’s, die vaak als ‘blijvend’ worden beschouwd, hebben stabiliteitsproblemen die nog maar sinds kort zichtbaar worden.

De laatste jaren heeft ook de veranderende weergavetechnologie het probleem ingewikkelder gemaakt. Veel videowerken zijn gemaakt met de specifieke kwaliteiten van de beeldbuis (CRT of cathode-ray tube) voor ogen. Maar beeldbuizen worden steeds zeldzamer, en zullen binnenkort commercieel niet meer beschikbaar zijn. Toch kunnen eenvoudige conserveringsacties en een doordachte langetermijnplanning verzekeren dat videokunstwerken overleven, en ook voor toekomstige generaties beschikbaar zullen blijven.

Dit onderdeel belicht problemen rond de conservering van videomateriaal, maar de informatie is ook nuttig voor het behoud van veel computergebaseerde werken en mediakunstinstallaties.

Guideline: 

Basisvragen

Bijna alle single-channel-videokunstwerken werden gemaakt op, en bestaan op dit moment ook alleen op, een extreem onstabiel medium, namelijk videotape. De hoofdreden voor die instabiliteit is de basissamenstelling van videotape. Tape bestaat uit magnetische deeltjes die ingebed zijn in een bindmiddel dat aangebracht werd op een plastic onderlaag. Deze componenten kunnen worden bedreigd door hitte, vochtigheid, schimmel, fysieke schade en blootstelling aan magnetische velden. Zelfs goed behandelde tapes hebben een relatief korte levensduur. Bovendien kan afspeelapparatuur voor verouderde formaten zeer moeilijk te vinden zijn.

De vragen hieronder dienen als richtlijn voor het evalueren van de risico’s die zich stellen voor de banden in een collectie. Ze helpen je ook een actieplan uit te stippelen dat ervoor moet zorgen dat de tapes in de toekomst behoorlijk worden bewaard.

Waarom verslijten videotapes?

Gezien de aard van de materialen waaruit zij bestaan, zijn alle magnetische tapes – of het nu gaat om audio- of videotape – vroeg of laat vatbaar voor chemisch verval. Oudere tapes kunnen gemaakt zijn met een acetaatbasis, waardoor ze kwetsbaar worden voor het azijnsyndroom. Bijna alle tapes zijn vatbaar voor een toestand die we kennen als ‘sticky shed’, waarbij de magnetische oxiden die de opgenomen informatie bevatten beginnen los te komen. Water en verontreiniging, zoals stof of schimmel, kunnen de tape fysiek beschadigen. En omdat een tape fysiek contact maakt met de kop van de videorecorder, verweert hij zelfs bij normaal gebruik. Slechte opslagomstandigheden en vuile of incorrect functionerende apparatuur eisen ook hun tol van tapes.

Hoe moet ik mijn videobanden opslaan?

De omgang met tapes zou in een propere omgeving moeten gebeuren, en net als boeken zouden tapes verticaal moeten opgeslagen worden, in doosjes en op metalen rekken. Open-reel (of reel-to-reel) tapes zouden glad en gelijkmatig moeten opgewonden zijn, en de einden moeten vastgekleefd worden met zuurvrije tape. Om toevallige uitwissing te voorkomen zouden de recording tabs op cassettes verwijderd of op ‘off’ moeten gezet worden. Tapes zouden altijd ver van sterke magnetische velden en in het bijzonder ver van computer- en videomonitors bewaard moeten worden.

Om blootstelling aan zonlicht te vermijden zouden opslagplaatsen zich ver van ramen moeten bevinden en koel, droog en stofvrij worden gehouden. Het ideale klimaat voor tapes en schijven is ongeveer 10°C met 40% relatieve vochtigheid. De stabiliteit van de omgevingsfactoren – d.w.z. minimale fluctuaties in temperatuur en vochtigheid – is uiterst belangrijk.

Moet ik mijn tapes terugspoelen nadat ik ze bekeken heb?

Ja. Het laadmechanisme van een videorecorder is bijzonder schadelijk voor het stukje tape dat zich tussen de twee spoelen bevindt. Tape wordt in dit deel van een cassette ook meer blootgesteld aan stof. Wanneer een tape teruggewonden werd blijft dit kwetsbare gedeelte meestal onbeschreven, zodat eventueel door het mechanisme veroorzaakte schade het opgenomen materiaal niet aantast.

Indien een tape niet tot het einde bekeken wordt kan je hem best eerst vooruitspoelen en daarna terugspoelen, om een gelijkmatige verdeling van de band te bekomen. Deze actie wordt ook aanbevolen voor tapes die zelden gebruikt worden, omdat een dergelijke ‘oefening’ de spanning van de opgewonden tape herverdeelt en voorkomt dat de band zou verslechteren of loskomen.

Ik heb enkele ongebruikelijke tapeformaten en kan geen machine vinden om ze op af te spelen. Wat kan ik doen?

In de vijfenvijftigjarige geschiedenis van videotapeproductie werden meer dan zestig formaten op de markt gebracht en weer vervangen (zie de formaatgids). Er bestaan een paar videolabs die gespecialiseerd zijn in obsolete formaten en apparatuur die in staat is signalen naar andere dragers om te zetten. Probeer een tape niet op een willekeurige machine af te spelen, maar speel hem pas af wanneer je zeker bent dat beide machines – die voor opname en die voor weergave – operationeel zijn.

Welke formaten zijn het meest bedreigd?

Omwille van hun leeftijd en de moeilijkheid functionele afspeelapparatuur te vinden, zijn 1/2” open reel en 2” Quadruplex de twee meest bedreigde formaten. Formaten die meer recent obsoleet geworden zijn, waaronder 3/4” U-matic en 1” Type C, hebben een lagere maar steeds groeiende risicofactor. Kleine cassetteformaten, zoals Hi-8 en MiniDV, hebben – gezien het extreem klein formaat van de tape- en cassettemechanismen – een relatief hoge risicofactor. Algemeen vereisen alle formaten waakzaamheid en zorg, en een regelmatige migratie naar een hedendaagse standaard.

Deze tape maakt een verschrikkelijk krijsend geluid wanneer ik hem probeer af te spelen. Wat gaat er mis?

Stop eerst en vooral met het afspelen van de tape: indien je blijft proberen zal je waarschijnlijk onherstelbare schade aanrichten. Het gekrijs is een gevolg van wat men het ‘sticky shed’-syndroom noemt, namelijk hydrolyse – en dus loskomen – van het bindmiddel van de tape.

Tape bestaat uit drie basiscomponenten: basis, bindmiddel en oxide. De basis is de onderlaag die de andere lagen ondersteunt; het bindmiddel wordt gebruikt om de oxidedeeltjes waarop de informatie opgenomen wordt op de basis vast te houden.

Indien het bindmiddel vocht opneemt kan het plakkerig worden; zowel bindmiddel als oxide kunnen dan van de basis loskomen. Wanneer de deeltjes zich in de videorecorder opstapelen veroorzaakt dit een krijsend geluid. Het lossen van bindmiddel en oxide resulteert in het verlies van opgenomen informatie: daarom is het noodzakelijk onmiddellijk te stoppen met het (proberen) afspelen van een krijsende tape.

Sommige tapes ruiken naar azijn. Is dit normaal?

De vroegste videotapes werden gemaakt op een basis van acetaat, en net zoals speelfilm op acetaatbasis zijn deze tapes kwetsbaar voor een type verval dat informeel het ‘azijnsyndroom’ wordt genoemd. In tegenstelling tot het ‘sticky shed’-syndroom (dat voortkomt uit de hydrolyse van het bindmiddel) duidt het azijnsyndroom op de hydrolyse van de basis, waarbij azijnzuurgas vrijkomt – vanwaar de typische azijngeur.

Wanneer de basis korrelig wordt en begint te krimpen, wordt correct afspelen steeds moeilijker, tot de tape uiteindelijk helemaal niet meer gebruikt kan worden. Je kan deze films best afzonderlijk in een omgeving met lage temperatuur en lage vochtigheid bewaren, om zo het verslechteringproces te vertragen en het gasvormende azijnzuur ervan te weerhouden andere films of tapes te besmetten. De opnames moeten zo snel mogelijk naar een recenter en stabieler formaat gekopieerd worden.

Wat moet ik doen bij schimmelvorming?

Eerst en vooral moet je weten dat schimmel zeer ernstige gezondheidsrisico’s met zich meebrengt. Je behandelt beschimmelde tapes best zo weinig mogelijk. Indien dit toch gebeurt is waakzaamheid geboden. Beschimmelde tapes moeten afgezonderd worden van andere tapes: het best plaats je ze in plastic zakken, totdat een professional de banden kan schoonmaken. Ondertussen kunnen zakjes kiezelzuurgel bij de tapes geplaatst worden om de schimmel te stoppen; kiezelzuurgel vind je in archiefspeciaalzaken. Denk eraan dat deze kiemvertraging – en de mogelijke gevaren van schimmel – enkel kan bevestigd worden door professionele testen in een laboratorium. De meeste centra die rond archieftransfer werken kunnen je assisteren bij dit bijzondere gevaar. Ten slotte zijn koele en droge opslagomstandigheden de beste bescherming tegen schimmel.

Bestaat er een universeel preserveringsformaat voor videotapes?

Neen. Op dit moment zijn Betacam SP en Digital Betacam (ook gekend als DigiBeta) de archiefstandaarden. Betacam SP is een analoog formaat van hoge kwaliteit dat nog steeds frequent gebruikt wordt in de televisie-industrie, wat aangeeft dat het nog niet meteen in onbruik zal raken. DigiBeta is de hedendaagse digitale standaard en hoewel zich een zekere beeldcompressie voordoet (meestal niet zichtbaar met het blote oog), kan dit formaat gebruikt worden om kopieën zonder generatieverlies te maken.

Hoe lang zal een tape blijven werken? En wat met een dvd?

In theorie zou videotape minstens tien jaar moeten meegaan, en onder optimale opslagomstandigheden kan dit oplopen tot dertig jaar. In de realiteit kunnen variabelen zoals opslagomstandigheden en gebruik de levensduur van een tape echter radicaal beïnvloeden. Merken verschillen ook onderling, zodat tapes, zelfs wanneer ze onder identieke omstandigheden opgeslagen worden, toch op verschillende snelheden kunnen verslechteren.

Fabrikanten claimen dat een dvd langer zal blijven bestaan dan een videoband, maar omdat het zo’n recent formaat is met onbewezen stabiliteit (en een zware compressie voor video), wordt het niet beschouwd als geschikt voor archivering. Hou er ook rekening mee dat een formaat in onbruik kan raken vooraleer het videosignaal dat erop staat effectief verslechtert. Om deze twee redenen zou materiaal dat zich op dvd’s en videotapes bevindt op regelmatige basis omgezet moeten worden naar meer stabiele formaten.

Kan ik een film bewaren op een videoformaat?

Neen. Uit respect voor de authenticiteit en de intentie van de maker zouden alle werken moeten bewaard worden op formaten die zo dicht mogelijk bij de originele drager liggen. In het bijzonder zouden artistieke werken die origineel op film gemaakt werden, ook op film bewaard moeten worden. Correct opgeslagen film heeft bovendien een langere levensduur dan video. Als de originele filmmasters verloren raken of onherstelbaar beschadigd zijn, kan video of digitale conservering – als laatste redmiddel – nodig zijn.

Heb ik meerdere kopieën nodig van dezelfde opname?

Ja. Er zou een onderscheid moeten gemaakt worden tussen masterkopieën en gebruikskopieën, die bij regelmatig gebruik aan slijtage onderhevig zullen zijn. De archiefmaster zal qua generatiekwaliteit het dichtst bij het origineel staan en kan dus gebruikt worden om het best mogelijke signaal te migreren naar een hedendaagse standaard. Om collecties tegen rampen te beschermen wordt het aangeraden dat kopieën op minstens twee geografisch verschillende opslaglocaties worden bewaard.

Kan ik mijn oude tapes weggooien, eens ze geherformatteerd of gedigitaliseerd werden?

Neen. Het is nooit aangeraden om film- of tapeoriginelen weg te gooien, tenzij ze zo verslechterd zijn dat ze niet langer gebruikt kunnen worden. Gezien de technologie steeds evolueert, wil je uiteindelijk misschien teruggrijpen naar je origineel, om bij transfer de hoogst mogelijke kwaliteit te verkrijgen. Gedigitaliseerde kopieën van je collecties zijn enkel nuttig wanneer je ze kunt opsporen, wat betekent dat je een Digital Asset Management (DAM) systeem nodig hebt dat de migratie van files documenteert.

Bronnen
John W. C. Van Bogart, Magnetic Tape Storage and Handling
Texas Commission on the Arts, Video Conservation Guide
Jim Wheeler, Video Preservation Handbook (PDF file)

Planningproces

Planningproces (Intro)

De preservering van een single-channel-videowerk, of van een verzameling werken, plan je best door (zoals hieronder beschreven) het proces in een reeks stappen onder te verdelen. Deze stappen hebben een logische volgorde: eerst het bepalen van de algemene reikwijdte van de verzameling of van het project; daarna het documenteren van de staat en het vaststellen van de prioriteiten; de remastering/migratie zelf; en de nodige opvolging – die het proces afsluit.

De basisprocedure zoals die hieronder beschreven wordt kan dienen als gids voor het opstellen van een preserveringsplan, volgens de noden en beschikbare middelen van jouw project. Het preserveringsplan is een onmisbaar instrument. Het garandeert niet alleen de organisatie van je project, maar toont je toekomstige sponsors ook duidelijk wat je noden zijn en welke doelen je wil bereiken.

Bekijk voor meer details over deze procedures de 'Best practices' voor single-channel videobewaring op deze website.

Documenteren

Als je met een verzameling tapes werkt, moet je beginnen met basisinformatie te verzamelen: aantal tapes, leeftijden, titels, algemene staat. Verzamel voor individuele tapes alle informatie over de tape die je kan bekomen. Tijdens je onderzoek zou je ook moeten proberen om andere kopieën van het werk te vinden: heeft iemand anders reeds preserveringswerk gedaan op deze titel?

Meer gedetailleerde catalogisering, gebruik makend van een bestaand database-template of een aangepaste applicatie, kan later in het proces, wanneer het personeelsbestand en de beschikbare fondsen dit toelaten, gedaan worden.

Inspecteren

Inspecteer de fysieke staat van elke tape, terwijl je hem inventariseert en voorbereidt op langetermijnopslag. Identificeer tapes die meer onmiddellijke aandacht nodig zullen hebben en bepaal of de tape een hoge, midden of lage preservatieprioriteit is. Documenteer je observaties en evaluatie op papieren conditierapporten of in je catalogus.

Conserveren

Zijn de opslagomstandigheden aangepast aan de bewaring? Correcte opslagomstandigheden zullen je extra tijd opleveren om tapes behoorlijk te documenteren en allereerst werken te preserveren die onmiddellijke aandacht nodig hebben. Banden met lagere prioriteit kunnen ondertussen stabiel bewaard worden. De beste temperatuur voor langetermijnopslag is ongeveer 10°C en 24% relatieve vochtigheid, met weinig fluctuatie. Als je dit ideaal niet kan aanhouden, is de regel: elke verbetering qua omstandigheden helpt.

Migreren

Remaster of migreer tapes naar een archiefformaat en maak een preserveringsmaster. Tegenwoordig beschouwt men Betacam SP en Digital Betacam als archiefformaten. Migreer het origineel (de eerste generatie of de generatie die het dichtst bij het origineel ligt), om zo de hoogst mogelijke kwaliteit van conserveringsmaster te verkrijgen.

Kwaliteitscontrole

Wees bereid een grote hoeveelheid van je tijd te investeren in het proces van kwaliteitscontrole, misschien zelfs meer dan de eigenlijke duurtijd van het werk. Wanneer je de tape aan een lab uitbesteedt, dan zal dat een kwaliteitscontrole uitvoeren op geremasterde tapes: dat is een standaardpraktijk. Het is echter altijd best practice om je eigen kwaliteitscontrole uit te voeren op tapes die van een lab terugkomen.

Vragenlijst voor het lab

Vragenlijst voor het lab (Intro)

Voor veel mensen is de selectie van een lab één van de meest ontmoedigende taken die bij een videopreserveringsproject komen kijken. Voor hen die niet gewend zijn te werken met obsolete videoformaten of met preservatie- en restauratietechnologieën is het niet gemakkelijk om te weten welke vragen je een mogelijk lab moet stellen.

De volgende vragenlijst werd voorbereid door Chris Lacinak. Het is een gids die je helpt bij de selectie van een lab, bij de organisatie van informatie en bij het uitbouwen van een succesvolle relatie met het lab.

De vragenlijst kan ook geraadpleegd worden als PDF-bestand: Vendor Questionnaire Report Form.

Definieer je project

Opdat je lab kan beslissen over processen, doelformaten en graad van inspanning, moet je zelf het antwoord op de volgende vragen kennen.

1) Wat is het doel van het project?
Bijvoorbeeld: preservering, distributie, ontsluiting, montage, meerdere, of ander.

2) Wat is uiteindelijk het algemene gebruik dat je voor ogen hebt? Welk gebruik voor elk concreet (afgeleid) project?
Bijvoorbeeld:
- Preserveringsmaster: langetermijnopslag.
- Raadpleegmaster: digitaal bestand dat lokaal voorhanden is.
- Raadpleegkopieën: voor streaming, met de mogelijkheid een nieuwe kopij van het origineel op dvd/video te branden.
Of
- Presentatie op een vergadering volgende week
Of
- Montage en uitzending

3) Bestaat er een organisatorische of projectspecifieke woordenschat? Indien ja, heb je een verklarende woordenlijst of een style sheet gemaakt?

4) Wat is de omvang van de totale collectie/preserveringsinspanning? Is dit bijvoorbeeld een eenmalig project, een pilootproject, fase één van drie? Wat is het prioriteitenschema voor het hele project, in het geval dat de elementen die geherformatteerd moeten worden deel uitmaken van een grotere collectie?

5) Wat zijn de beschikbare fondsen voor het project? Gaat het om giften of interne middelen? Indien dit laatste, zijn de fondsen dan nu beschikbaar of worden ze pas in de toekomst vrijgegeven?

6) Bestaat er een organisatorische infrastructuur of een beleid waarop je het project moet afstemmen – en dat je keuzes kan beïnvloeden? Indien ja, hoe zal de mogelijkheid om zelf de kwaliteitscontrole te behouden, alsook het gebruik van een doelformaat, én de ondersteuning van (en de service aan) de eindgebruiker, beïnvloed worden?

7) Wat zijn de beschikbare middelen voor het beheer van originele content/formaten en doelcontent/-formaten, inclusief IT-personeel, opslagmogelijkheden etc.?

8) Wat is je gewenste niveau van betrokkenheid in het project?

9) Wat zijn de parameters en criteria die je zal gebruiken om het eindproduct te beoordelen? Hoe staan de voorstellen van een potentieel lab tegenover deze criteria, en hoe zullen ze ingezet worden om jouw wensen te verwezenlijken?

Basisinformatie om mee te delen aan je lab

1) Waar zijn de dragers nu?

2) Wat is de aard van de inhoud?
Bijvoorbeeld: schermgezicht, live performance, kortfilm of langspeelfilm, videokunstwerk

3) Wat is de huidige status van het project?
Bijvoorbeeld: het verzamelen van informatie, fondsenwerving, klaar voor uitvoering

4) Wat is jouw rol in het project, en wie zijn eventueel de andere leden van jouw organisatie die erbij betrokken zijn?

5) Hoe zit het met de logistiek voor verzending en facturatie?
Bijvoorbeeld: rechtstreeks, derde partij, meerdere in- en uitgaande verzendings- en facturatieadressen

Technische vragen om jezelf te stellen

1) Heb je verwachtingen over hoe de inhoud zal klinken of eruit zal zien?
a) Indien ja, waarop zijn deze gebaseerd?
b) Heb je iets gezien van het eigenlijke beeldmateriaal dat gereproduceerd werd?
c) Komt het overeen met wat kan verwacht worden voor een bepaald formaat en zijn opslaggeschiedenis?

2) Ken je de opslaggeschiedenis of een deel ervan?

3) Is er tot op heden enig onderzoek naar, of inventarisering of catalogisering van de media geweest?
a) Indien ja, beschikbaar in elektronische of papieren vorm?
b) Kan je, los van de vorm (papier of elektronisch), informatie geven over formaten, hoeveelheden en lengtes?

4) Heb je de doelformaten gekozen?
a) Indien ja, kan je je keuze toelichten?
b) Ken je de opties die er voor het doelformaat bestaan?
Bijvoorbeeld: type en aantal audiokanalen in relatie tot de bron; codecs voor digitale bestandsformaten; opties voor resolutie; inbedding van metadata

5) Welk niveau van controle wil je gedurende de transfer?
a) Zou de transfer gedurende 100% van de tijd moeten gecontroleerd worden, zonder dat de operator/videotechnicus aan iets anders werkt?
b) Kan je je vinden in een spot-check controle zodat de operator meerdere transfers tegelijk kan doen?
c) Kan je je vinden in het idee om alleen transportcontrole te doen, of helemaal geen controle?

6) Welke informatie en/of metadata verwacht je van de leverancier?
a) Verwacht je een conditierapport? Indien ja, welke informatie zou het moeten bevatten?
b) Wens je metadata over het herformatteringsproces? Indien ja, welke metadatavelden en in welk formaat? Komt dit overeen met de bestaande infrastructuur van je organisatie?

7) Ken je de lengte van het programma?

8) Wil je de hele tape geherformatteerd zien, zelfs indien het eigenlijke programma lijkt gedaan te zijn? Of zou je willen stoppen met de transfer na een vooraf bepaalde hoeveelheid ‘zwart beeld’?

Vragen om aan een kandidaat-videolab te stellen

1) Wat kan je me vertellen over processen en methodes?
a) Richtlijnen voor verzending
b) Ontvangst
c) Opvolgsysteem / werksysteem
d) Gebruikte apparatuur, instrumenten, middelen
e) Vastleggen van metadata
f) Voorbereiding
g) Methoden, instrumenten en capaciteit van de bestanden
h) Infrastructuur voor herformattering: apparatuur, kabel, routing van het signaal
i) Expertise en vaardigheid van het personeel
j) Kwaliteitscontrole en verzekering
k) Managementstructuur
l) Communicatiestructuur

2) Welke aspecten van jouw infrastructuur zijn aangepast aan het specifieke doel, de resultaten en eindgebruiken van het project?

3) Heb je enige betrokkenheid of ervaring met gelijkaardige projecten?

4) Wat zijn de opslag- en veiligheidscondities in je archief?

5) Hoe ziet de communicatiestructuur doorheen het project eruit?
a) Wie zal de belangrijkste contactpersoon zijn en hoe regelmatig zal de communicatie met deze persoon zijn?
b) Kan je de terminologie definiëren die je voor projecten gebruikt in je literatuur, vragenlijsten, verbale communicatie, of documentatie?

6) Kan je technische uitleg geven over de processen?

7) Kan je definities van meeteenheid voorzien, meer bepaald bij een subjectieve verwoording – zoals die gebruikt wordt in communicatie en documentatie? Bijvoorbeeld: “Het beeld is goed, hoog scheidend vermogen.”

8) Zal je de gevolgen en/of compromissen uitleggen die verbonden zijn aan beslissingen m.b.t. bijvoorbeeld processen, kosten en effectiviteit?

9) Ben je in staat tegemoet te komen aan mijn verwachtingen m.b.t. workflow en procedures te vervullen (bv. de opmaak van een conditierapport, het opvolgen van de transfer) en zal je de gestelde doelen bereiken?

10) Kan je papieren of online referentieteksten voorzien die voor mij nuttig zullen zijn bij het nemen van beslissingen?

11) Wat is jouw standaardpraktijk qua kwaliteitscontrole en kwaliteitsgarantie? Hoe wend je bijvoorbeeld – in een project dat maximale efficiëntie vereist – het gevaar voor kwaliteitsverlies af?

Te-doen lijst

• Bepaal een meeteenheid zodat je appels met appels kan vergelijken.
• Bepaal je doelen.
• Bepaal de huidige status van je project.
• Test labs vooraf door proefmonsters te gebruiken.
• Bekijk complexe aspecten van het project samen met het lab, vooraleer een uiteindelijke keuze te maken. Haast bij het nemen van een finale beslissing zou nooit de bovenhand mogen krijgen op het verzekeren van het succes van het project.
• Definieer jouw rol in het project.
• Verwerf inzicht in het proces.
• Ken je contactpersoon.
• Definieer een gemeenschappelijke terminologie en gebruik deze consistent.
• Expliciteer je veronderstellingen.
• Definieer je verwachtingen.
• Ontwikkel een communicatieplan.
• Luister.
• Stel vragen en bevestig dat je de antwoorden begrijpt.
• Documenteer pertinente informatie.
• Organiseer statusvergaderingen (voor middelgrote tot grote jobs).

Dingen om te onthouden

De relatie klant-lab werkt het best in de vorm van een partnerschip.

Op dit moment bestaan er geen standaarden voor preservering en herformattering. Ga er niet van uit dat alle labs met dezelfde set van processen, apparatuur, instrumenten of expertise werken.

Er zijn veel manieren om van punt A naar punt B te geraken; elk hebben zij mogelijk grote implicaties voor jouw doel.

Labs moeten schattingen vaak baseren op minieme informatie over de staat van de dragers. Dit kan resulteren in zeer variërende voorstellen, afhankelijk van de veronderstellingen die het lab zich maakt rond lengten van media, staat, workflow, processen, kwaliteitscontrole en dies meer. Het is belangrijk om dit in overweging te nemen bij het evalueren van voorstellen, en om doorheen de duur van een project een perspectief te behouden.

Zelfs processen die onbenullig lijken kunnen een grote impact hebben op de prijsbepaling. Kleine parameters kunnen zich vertakken in meerdere doelformaten en kwaliteitscontroles of ze kunnen de workflow beïnvloeden op een manier die de arbeidstijd en -kost beïnvloedt. Een lab zou in staat moeten zijn om deze variabelen te identificeren en je moeten uitleggen hoe ze je algemene budget kunnen beïnvloeden.

Conditierapporten

Het is voor elk preserveringsproject van belang dat er verslagen bijgehouden worden over de staat van de bewaarde materialen. Documenteren zou in elke fase van het proces moeten plaatsvinden. Inspecteer tapes fysiek vooraleer ze te herformatteren; noteer de acties die genomen worden gedurende het herformatteringsproces; inspecteer geremasterde tapes periodiek op tekenen van verval. (Voor meer informatie over inspectie, zie de best practices sectie van deze website.)

De formulieren hieronder zijn voorbeelden van hoe deze informatie genoteerd kan worden. De meeste instituten hebben formulieren zoals deze, aangepast aan hun eigen noden.

Eenvoudig conditierapport

Dit document, speciaal voor deze website gemaakt door Independent Media Arts Preservation (IMAP), neemt basisinformatie op over de fysieke staat van een videotape.

Eenvoudig conditierapport (PDF file)

Dub watch formulier

Dit formulier wordt gebruikt door de Bay Area Video Coalition (BAVC) om acties te documenteren tijdens het remasteringproces, en om defecten die tijdens het afspelen werden gevonden te noteren.

Excel (XLS) versie
PDF versie

Rapporten en templates van Matters in Media Art

Condition Report Template

Dit rapport stelt basisinformatie voor m.b.t. tentoongestelde kunstwerken: een algemene beschrijving van het kunstwerk en zijn staat, eenvoudige installatie-instructies en de contactinformatie van de uitlener.

Condition Report Template Addendum: Discs

Dit formulier bevat gedetailleerde informatie over de status van de schijf (dvd-rom, dvd, cd), inclusief een instrument om allerlei defecten, zoals krassen en vingerafdrukken, te noteren.

Condition Report Template Addendum: Tape

Dit formulier wordt samen met het conditierapport gebruikt en bevat gedetailleerde, speciaal op videocassettes toegespitste informatie.

Over de documentbronnen

IMAP
Independent Media Arts Preservation, Inc. (IMAP) is een dienstverlenende en educatieve non-profitorganisatie, die zich inzet voor het behoud van niet-commerciële elektronische media. IMAP is van een New-Yorks consortium van individuen en kunstorganisaties uitgegroeid tot een nationale hulpbron voor conservatietraining, informatie en advies.

Bay Area Video Coalition
Bay Area Video Coalition (BAVC) is een in 1976 opgericht non-profitcentrum voor mediakunsten, dat toegang verleent tot videotechnologie, videoprojecten sponsort, en restauratie- en conserveringsdiensten biedt voor in onbruik gemaakte videoformaten.

Matters in Media Art
Curatoren, conservators, archivarissen en mediatechnische managers van New Art Trust, MoMA, SFMOMA en Tate hebben samen een consortium gevormd om best practice-richtlijnen te ontwikkelen rond de zorg voor tijdsgebaseerde mediakunstwerken (zoals video, film, dia, geluids- en computergebaseerde installaties). De website van Matters in Media Art biedt uitgebreide instrumenten, gerelateerd aan het tentoonstellen van mediakunst.

Budget

Budget (Intro)

Hoewel het budgettair voorbereiden van een preserveringsproject voor videotape ontmoedigend kan zijn, worden de kosten door een relatief klein aantal variabelen bepaald. Deze omvatten het originele formaat, de staat, de duur van het programma, het gewenste doelformaat en het niveau van restauratie. Overloop je deze variabelen samen met een lab, dan bekom je de informatie die nodig is om een werkbaar budget op te maken.

Elk van de volgende punten zou met het lab moeten besproken worden, om zo een accuraat idee te krijgen van de totale kost van het project. (Zie de rubriek waarin de stappen beschreven worden die nodig zijn om met een lab samen te werken: vragen om aan een kandidaat-videolab te stellen.)

Meer informatie over elk van deze variabelen is beschikbaar op de Best practices-pagina.

Conditie

De eerste variabele die je moet nakijken is de staat van de tapes. Vertel het lab alles wat je weet over de leeftijd van de tapes, en over hoe ze in de loop van de jaren werden opgeslagen; ook een eenvoudige inspectie van de tapes kan veel belangrijke informatie opleveren. (Een stap-voor-stapprocedure voor fysieke inspectie van tapes kan je hier vinden: Association of Moving Image Archivists’ guide to videotape inspection.)

Schade of slijtage heeft een rechtstreeks effect op de kost van de transfer. Vuile tapes moeten bijvoorbeeld schoongemaakt worden. Als ze tekenen vertonen van het ‘sticky shed’-syndroom moeten ze misschien in een droge oven ‘gebakken’ worden om het plakken te verminderen. Beide procedures zullen waarschijnlijk extra geld kosten; ga dit na bij je lab. (Tracht ze ook niet uit te proberen als je geen professional bent.)

Formaat

De tweede variabele is het formaat. Doordat tapeformaten in onbruik raden, is het aantal labs waar je terecht kan beperkt. Sommige zeer obscure formaten kunnen enkel door een handvol laboratoria afgespeeld worden.

Oude tapeformaten kunnen, vooraleer ze correct kunnen afgespeeld worden, om bijkomende aanpassingen aan de apparatuur vragen. Quad-videotapemachines die 2” open reel tapes afspelen, hebben vaak lange opstellingstijden nodig. 1/2” open reel videorecorders in het bijzonder vertonen vaak grote verschillen qua opname. Vandaag moeten 1/2” tapes soms op verschillende decks geprobeerd worden om uiteindelijk een signaal te verkrijgen dat goed genoeg is.

Wanneer men een lab benadert, is een correct overzicht van tapeformaten noodzakelijk. De volgende website biedt een gedetailleerde gids aan voor de identificatie van videotapeformaten: The Texas Commission on the Arts Videotape Identification and Assessment Guide

Mate van restauratie

De derde variabele is de mate van restauratie. Gaat het om een eenvoudige herformattering met minimale interventie? Wil je correctie van drop-outs, kleurverschuivingen, etc.? Hou er rekening mee dat deze vragen zowel ethische als financiële gevolgen hebben.

De meeste labs rekenen meer aan voor sessies onder supervisie, waarbij de klant ook aanwezig is, dan voor sessies zonder supervisie. Waarschijnlijk is het voor jou niet zo zinvol om aanwezig te zijn gedurende elk moment van het proces. Bespreek met je verkoper wat je van het eindproduct verwacht en wat de meest efficiënte manier is om dat doel te bereiken.

Doelformaten

De gewenste formaattypes voor master- en raadpleegkopieën zullen het algemene budget van een project beïnvloeden. Digital Betacam videotape kan bijvoorbeeld 80€ per tape kosten, afhankelijk van de prijzen die je labo vraagt. Algemeen gesproken is dit een variabele waarvoor de leverancier je exacte cijfers zou moeten geven.

Kwaliteitscontrole

Bij het opstellen van een budget ziet het lab vaak de kost van een kwaliteitscontrole over het hoofd. De kwaliteit van elke nieuwe tape zou moeten gecontroleerd worden wanneer hij terugkomt van het lab. Het verifiëren van zaken als duurtijd, audio- en videokwaliteit en het indelen in hoofdstukken (bij dvd-kopieën) neemt bijvoorbeeld een groot deel van de arbeidstijd in beslag. Van bij het begin van het project zouden de kosten voor deze controle becijferd moeten worden.

Opslag

Het is ten slotte ook heel belangrijk om bij de opmaak van je budget rekening te houden met de opslagnoden. In hun planning vergeten archivarissen soms dat een preserveringsproject een verdubbeling van hun opslagvereisten vereist. Daarenboven mogen we de opslagomstandigheden niet vergeten: een preserveringsproject brengt een substantiële investering van tijd, geld en moeite met zich mee, en deze heeft enkel zin als de opslag een lange termijnbewaring garandeert.

Materiaaltechnische problemen

Materiaaltechnische problemen (Intro)

Omwille van de onstabiele aard van videotape worden alle originele videomaterialen met dezelfde perserveringsproblemen geconfronteerd. De technologische aspecten van het behoud van videokunst vallen meestal onder twee brede categorieën: afspeelapparatuur of weergaveapparatuur.

Afspeelapparatuur

Een specifiek type afspeelapparatuur – videorecorders, DVD-spelers etc. – is zelden van kritiek belang voor de integriteit van een videokunstwerk. Het belangrijkste doel van de conservering van videokunst is om op een gepaste manier een accurate reproductie te maken van het originele videosignaal. Maar om de instabiliteit van videotape op te vangen is migratie naar nieuwere en meer stabiele formaten nodig. Doelformaten zijn dan bijvoorbeeld broadcast-tapeformaten zoals Digital Betacam of digitale bestanden zoals Motion JPEG 2000.

Het grootste probleem, in het bijzonder bij mediakunst en independent video, is dat veel apparatuur in onbruik geraakt. Vroege videokunst werd gemaakt op formaten die nu obsoleet zijn, zoals 1/2” open reel, het Portapakformaat dat gebruikt werd door veel videokunstpioniers, of 2” Quad, het vroege uitzendformaat waarop in de jaren zestig en zeventig van de vorige eeuw veel programma’s van de openbare omroep werden opgenomen. Veel andere werken bestaan alleen op formaten zoals 3/4” U-matic of 1” Type C die, hoewel ze ‘nieuwer’ zijn, toch snel in onbruik geraken, en waarvoor niet langer nieuwe afspeelapparaten gebouwd worden.

Hoe kunnen instituten met dit probleem omgaan? Twee strategieën kunnen helpen. De eerste is het opstarten van een toekomstgerichte, proactieve aanpak, door een voorraad afspeelapparatuur aan te leggen voor de formaten die een instituut beheert. Deze aanpak is niet altijd praktisch haalbaar: apparatuur die veel gebruikt werd in de televisiesector, zoals 1” Type C, is bijvoorbeeld omvangrijk en moeilijk te verkrijgen – maar voor 3/4” U-matic-tapes zou dit wel bijzonder waardevol kunnen blijken.

Voor echt obsolete formaten is het belangrijker om een relatie te ontwikkelen met een betrouwbaar lab, dat gespecialiseerd is in het remasteren van videotapes, en dat ook de specifieke noden van jouw instituut kent.

Weergaveapparatuur

Weergaveapparatuur confronteert je met bepaalde problemen die enkel bij videokunst voorkomen. Televisieprogramma’s werden ontwikkeld om gezien te worden op om het even welk televisietoestel, waardoor hun conservering geen specifieke aandacht voor de weergave vereist. Veel videokunst werd echter gemaakt met bepaalde monitors in gedachten, apparatuur die evenzeer deel uitmaakt van het werk als het videosignaal zelf. Deze apparatuur kan variëren van specifieke, individuele monitors die duidelijk deel uit maken van het werk – zoals de vintage televisiesets in sommige installaties van Nam June Paik – tot de eenvoudige, off-the-shelf-monitors die enkel bepaalde afmetingen moeten hebben.

Monitors

Het meest kritieke punt met betrekking tot weergave-apparatuur – en één dat meer en meer problematisch zal worden in de toekomst – is het probleem van beeldbuismonitoren (cathode-ray tube monitors of CRT’s) versus flatscreen-monitors. De meeste videokunst uit de eerste drie decennia van het medium werd gemaakt op het moment dat de enige beschikbare monitors conventionele CRT’s waren, ongeacht afmetingen of grootte. Op de markt hebben de LCD- en plasmaschermen de CRT’s al verdrongen, en veel fabrikanten zijn zelfs helemaal gestopt met de productie van CRT’s.

Veel videokunstwerken werden gemaakt met de specifieke eigenschappen van de CRT’s in het achterhoofd, en veel kunstenaars geloven niet dat flatscreen-monitors aanvaardbare substituten zijn. Er zijn voorlopig geen definitieve oplossingen voor dit probleem, maar het aanleggen van een voorraad monitors is zeker een optie.

Even belangrijk is het om met de kunstenaar een engagement aan te gaan door zo snel mogelijk een dialoog rond het werk op te starten. Met vragen als: ‘wat zijn de specifieke variaties die – vergeleken met de originele staat – de kunstenaar aannemelijk zou vinden?’; of: ‘welke stukken apparatuur zijn zo belangrijk dat het werk ‘dood’ zou moeten genoemd worden wanneer zij niet meer voorhanden zijn?’. Dit alles is slechts één facet van mediakunstpreservering, waarbij de inbreng van de kunstenaar zeer belangrijk is voor het toekomstige bestaan van het kunstwerk zelf.

Projectoren

Werken die getoond worden via projectie in plaats van op monitors brengen specifieke uitdagingen met zich mee. Die laatste kunnen in zekere zin wat makkelijker zijn om aan te pakken, aangezien projectieapparatuur meestal bedoeld is om onzichtbaar te zijn, terwijl weergavemonitors tot op zekere hoogte wel zichtbaar zijn. Dit betekent dat een obsolete of niet-functionerende projector in theorie simpelweg vervangen kan worden door een nieuwer model, zonder het werk te beïnvloeden.

In de praktijk moet echter veel zorg besteed worden aan de keuze van een nieuwe projector. Niet alleen moeten de originele afmetingen en aspect ratio (beeldverhouding/beeldformaat) van het beeld behouden blijven, maar ook de visuele kwaliteiten moeten worden bewaard: contrast, kleurbalans, resolutie etc. In dit geval zijn zowel documenteren als het raadplegen van de kunstenaar noodzakelijk, in het bijzonder wanneer één projector een andere, die het niet meer doet, vervangt. In dit laatste geval kan het beeld van de oude (niet meer functionerende) projector niet meer met het beeld van de nieuwe vergeleken worden. Nog meer dan bij het proactief vervangen van een originele projector is het bij het vervangen van een defecte projector noodzakelijk om zowel te documenteren als de kunstenaar te raadplegen.

Onderhoud

Tenslotte is onderhoud van vitaal belang. Indien mogelijk zouden monitors en projectors regelmatig gekalibreerd (vergeleken met standaard kleurbalken) moeten worden om een accuraat signaal te verzekeren. In het geval het werk vertoond wordt zou dit zelfs dagelijks moeten gebeuren.

Deze laatste variabelen – monitor- of projectortype en kalibreren – zijn even belangrijk voor computergebaseerde en installatiewerken, als voor single-channel-videowerken.

Interviews

Interview met Ramon Coelho, Nederlands Instituut voor Mediakunst

Ramon Coelho is werkzaam bij het Nederlands Instituut voor Mediakunst – Montevideo / Time Based Arts (NIMk) in Amsterdam. Hij is er verantwoordelijk voor de postproductie en de conservering.
Naar aanleiding van een digitaliseringsopdracht in het kader van het onderzoeksproject Bewaring en Ontsluiting van Multimediale data in Vlaanderen (BOM-Vl), sprak PACKED-coördinator Rony Vissers met hem over de digitalisering en conservering van videokunst en –documenten.

Lees hier het interview met Ramon Coelho (Deel 1) / Lees hier het interview met Ramon Coelho (Deel 2).

Interview met Heather Weaver, BAVC

Gesprek rond het behoud van in onbruik geraakte videotapeformaten bij Bay Area Video Coalition (BAVC).

Lees hier het interview met Heather Weaver (enkel beschikbaar in het Engels).

Interview met Sarah Ziebell

Gesprek rond de preservering van audiovisueel materiaal in de Robert Wilson Audio/Visual Collection van het Theatre on Film and Tape Archive (TOFT) van de New York Public Library for the Performing Arts.

Lees hier het interview met Sarah Ziebell (enkel beschikbaar in het Engels).

Literatuur

Deze sectie verzamelt wetenschappelijke artikels en essays over de conservatie van single-channel-video. De volgende sleutelteksten werden beschikbaar gesteld met de toestemming van hun auteurs en uitgevers.

Hans Dieter Huber, "PPP: from point to point to point..."

Huber bekijkt de relatie tussen de productie, presentatie en preservering van mediakunstinstallaties. Hij maakt een onderscheid tussen organisatie en structuur en bespreekt respectievelijk de vervangbare en onvervangbare delen van mediakunstinstallaties, met aandacht voor het effect dat het vervangen van delen op de betekenis van het werk heeft. Hij gebruikt de analogie van muziekpartituur en opvoering om de manier van abstracte notatie en specifieke installatie van mediakunstwerken te analyseren. Met betrekking tot de presentatie van media-installaties sluit hij af met de paradoxale stelling dat hoe meer delen van een installatie worden vervangen door substituten, hoe vaker de installatie kan worden gepresenteerd, en hoe beter ze dus kan worden bewaard.

Lees hier het essay.

Howard Besser, "Longevity of electronic art"

Besser onderzoekt de uitdagingen rond het behoud van elektronische kunstwerken. Hij beschrijft de verschillen tussen elektronische werken en traditionele mediakunstwerken en wijst erop dat bij de eerste het niet altijd even duidelijk is wàt precies zou bewaard moeten worden. Ook is het, aangezien de opslagformaten in onbruik geraken, niet steeds mogelijk ze opnieuw te bekijken – zelfs indien hun fysieke behuizing intact is. Opfrissen (het werk verplaatsen naar nieuwe dragers) is één oplossing, maar die gaat niet op voor het veranderen van bestandsformaten. Mogelijke andere oplossingen voor dit probleem zijn migratie en emulatie; ook zij worden besproken. Besser stelt een aanpak voor die de volgende stappen omvat: bepaal de essentiële karakteristieken van het werk; probeer ze doorheen de tijd te preserveren; garandeer de conservering van ondersteunend materiaal.

Lees hier het essay.

Gaby Wijers, "Control and preservation of videotapes. An introduction to the handling, storage and conservation of analog and digital videotapes."

Wijers bespreekt enkele van de problemen m.b.t. de zorg voor videotapes, zoals de fragiliteit en complexiteit van de fysieke behuizing en het verouderen van de benodigde afspeelapparatuur. Daarna geeft ze specifieke aanbevelingen voor de omgang met en de opslag van tapes, met aandacht voor temperatuur, vochtigheid en werkomgeving.

Lees hier het essay.

Case studies

Reel to real

De Bay Area Video Coalition (BAVC) is een pionier op het gebied van analoge videorestauratie en -preservering. Luke Hones’ case study detailleert hun methodes, en verstrekt waardevolle inzichten voor hen die een interne remasteringsfaciliteit overwegen of met een externe specialist willen werken.

Lees hier de studie (enkel beschikbaar in het Engels).

The Dance Heritage Collection

In 2003 ondernam de Dance Heritage Coalition een baanbrekende studie naar digitaal preservering van analoge videotapes. De studie, gefinancierd door de Andrew W. Mellon Foundation, digitaliseerde geselecteerde materialen en talrijke codecs en dossierformaten – en vergeleek de resultaten. Een gedetailleerd rapport over hun bevindingen is beschikbaar op de Coalition-website.

Lees hier de studie (enkel beschikbaar in het Engels).

Ideale praktijken ('Best Practices')

Ideale praktijken ('Best Practices') (Intro)

Je moet de preservering van een single-channel-videowerk niet opvatten als een overweldigend complexe taak, maar als een reeks van logische handelingen die op elkaar voortbouwen. De praktijken die hieronder worden beschreven zullen je tonen hoe deze acties vandaag door ervaren archivarissen en conservators worden uitgevoerd.

Elk preserveringsproject, elk videowerk, en elk instituut is uniek. Werken kunnen goed of slecht worden gecatalogeerd. Een collectie kan bestaan uit één zeer waardevolle titel of uit honderden werken van onbekende waarde. Beschouw deze richtlijnen als aanwijzingen die je zullen helpen om een preserveringsstrategie op maat van jouw situatie op te stellen. Ze zullen je ook helpen om in te schatten welke vragen je in de loop van je project aan een videolaboratorium of archivaris moet voorleggen.

Preserveringsprojecten zijn nooit makkelijk. Toch is het goed te onthouden dat zelfs de kleinste handeling die je stelt de levensduur van de werken die je voor toekomstige generaties hoopt te beschermen, kan verlengen.

Inspecteren

Inspecteren (Intro)

Inspectie is het proces waarbij gedetailleerde informatie over een tape verzameld wordt ter voorbereiding op de migratie van het werk naar nieuwere formaten. De term duidt ook op het verifiëren van de status van tapes die reeds geconserveerd werden of die nog moeten geconserveerd worden.

Inspecteren bij opname in het archief/catalogiseren

Een gedetailleerde fysieke inspectie van het videomateriaal kan een grote hoeveelheid informatie opleveren en videolaboratoria helpen te bepalen welke stappen nodig zijn om de tape naar een nieuw formaat te migreren. De inspectie van videobanden is een relatief ongecompliceerd proces, maar het moet op een correcte manier gebeuren, met bijzondere aandacht voor details.

Een basisformulier voor de inspectie van videobanden kan op deze website gevonden worden in het onderdeel ‘Conditierapporten’. Voor een stap-voor-stapgids voor fysieke inspectie, zie ook de Association of Moving Image Archivists’ guide to videotape inspection.

Algemeen
- Inspecteer de fysieke staat van elke videoband terwijl je hem inventariseert en klaarmaakt voor langetermijnopslag.
- Identificeer de videobanden die een grotere nood hebben aan onmiddellijke aandacht en bepaal welke banden een hoge, midden of lage preserveringsprioriteit hebben.
- Documenteer je observaties en bevindingen in de catalogus.

Tekenen van actief verval of potentiële schade

- Een indringende azijnachtige geur: het azijnsyndroom.
- Witte of bruine schimmel (zie de raadgeving over beschimmelde banden beneden!).
- Wit of bruin poeder op het einde van de band of in het doosje.
- Plakkende tape – wijst op ‘sticky shed’-syndroom.
- Vuil, stof of vingerafdrukken – wijst op foute omgang.
- Band die los of ongelijkmatig opgewonden werd opgeborgen.
- Zware schade (inclusief waterschade) aan de behuizing van de tape.

Omgangstechnieken

Draag pluisvrije handschoenen en vermijd het oppervlak van de videoband of de rand van de opgerolde tape aan te raken.

Het hanteren van de videoband gebeurt best in een nette omgeving, vrij van stof, rook en voedsel. (Vingerafdrukken, stof of andere resten kunnen resulteren in ‘dropout’, ofwel het wegvallen van het videosignaal, als de vuil- of stofdeeltjes tussen de afleeskop en de tape terechtkomen).

Videobanden met het azijnsyndroom of schimmel moeten worden gescheiden van andere banden, en koel en droog worden bewaard. De acetaatzuren of de sporen die deze banden aantasten kunnen zich immers verspreiden en andere, gezonde banden besmetten.

Belangrijke opmerking m.b.t. beschimmelde videobanden
Schimmel kan ernstige gezondheidsrisico’s met zich meebrengen. Als je tijdens het inspectieproces schimmel detecteert, moet je de inspectie onmiddellijk stopzetten. De videoband moet worden geïsoleerd totdat hij kan worden onderzocht door een expert, die het type schimmel vaststelt en kan verzekeren dat het veilig is om verder om te gaan met de behandeling van de tape.

Voortdurende periodieke inspectie

Het is een goed idee om de video’s regelmatig te inspecteren en de fysieke staat van je banden in kaart te brengen. Om vroege tekenen van verval te kunnen opsporen zou het ideaal zijn om inspecties minstens met een regelmaat van zes maanden uit te voeren.

Het is aanbevolen dat je de videobanden om de drie jaar ‘oefent’, d.w.z. vooruit- of terugspoelt. Dit verlicht de druk op de opgerolde tape (‘tape pack stress’).

Plaats de videobanden na het ‘oefenen’ met een gelijkmatige winding terug, op de gepaste hub: take-up hub voor consumentenformaten; supply hub voor niet-consumentenformaten.

Documenteren

Documenteren (Intro)

Documenteren is het proces van het verzamelen en organiseren van informatie over een werk, inclusief zijn staat, zijn inhoud en de handelingen die ondernomen werden om het werk te bewaren.

Inventariseren

De eerste fase van elk preserveringsproces is het bepalen van de noden van het object in kwestie. Voor een collectie met meerdere titels is een eenvoudige inventaris een kritische stap. Het zou ideaal zijn om een verzameling meteen bij de aanvang van de preservering volledig te catalogiseren, maar dit is niet altijd haalbaar, noch praktisch doenbaar. In plaats daarvan is een eenvoudige inventaris op objectniveau al een goed begin: dit kan informatie op papier zijn, of in een spreadsheet.

Minimale inventarisinformatie bestaat uit:
- de titel
- het totaal aantal banden
- het aantal banden per formaat (bv. 3/4”, VHS, etc.)
- de ouderdom van de banden
- basisinformatie over de staat van elke band

Opmerking
Veel collecties bevatten videobanden in verouderde formaten, die niet altijd te identificeren zijn door niet-experten. Deze obscure tapes hebben vaak de meeste aandacht nodig. Een accurate beschrijving van hun formaten is dan ook essentieel.
Zie de volgende website voor meer informatie over de identificatie van videoformaten:
The Texas Commission on the Arts Videotape Identification and Assessment Guide

Bij de opmaak van de inventaris moet je in het bijzonder letten op beschadigde banden en op banden die zichtbaar in een slechte staat verkeren. Noteer ook de algemene samenstelling van de collectie. Zijn de mastertapes duidelijk als ‘master’ gelabeld? Bestaan er meerdere kopieën van dezelfde titel? Welke soorten banden zijn er: onderdelen, masters, etc.?

Deze basisinformatie geeft een duidelijker beeld van de preserveringsnoden. Vanaf nu is het mogelijk om de kosten voor de conservering van een hele collectie (of een deel daarvan) in te schatten. Deze informatie is ook belangrijk wanneer men sponsors, die vaak een duidelijke kijk willen hebben op de reikwijdte van het project, benadert.

Catalogiseren

Wanneer men de aanmaak van volledige catalogusbestanden voor videobanden bespreekt, moet men één belangrijk punt voor ogen houden: het catalogiseren vereist dat een tape wordt bekeken om de inhoud, makers, enzovoort te bepalen – en dit zou nooit mogen gebeuren aan de hand van beschadigde tapes of van tapes die er slecht aan toe zijn. Het catalogiseren zou dus steeds moeten gebeuren na het conserveringswerk, en wel door raadpleegkopieën van de gepreserveerde banden te bekijken.

Catalogiseren kan verrassend ingewikkeld zijn, want om de catalogusgegevens tussen verschillende instituten en databanken consistent te houden, hebben bibliothecarissen en archivarissen verschillende standaarden bepaald. Als je voor de eerste keer een databank met catalogusbestanden aanmaakt is het daarom nuttig een archivaris of bibliothecaris te raadplegen, zodat je zeker bent dat je de juiste informatie verzamelt, en dat je ze op een correcte manier organiseert.

Een belangrijk aspect bij het catalogiseren is het gebruik van een consistente woordenschat. De algemeen gebruikte standaard voor het catalogiseren van bewegend beeldmateriaal is Archival Moving Image Materials: A Cataloging Manual, tweede editie, beter bekend als AMIM-2. Deze is beschikbaar in veel onderzoeks- en universiteitsbibliotheken, en voorziet in gedetailleerde standaarden voor het beschrijven van zowat alles: van tapeformaten tot titelvariaties.

Raadpleeg de IMAP Cataloging Template voor een grondige documentatie op objectniveau. Dit is een gebruiksvriendelijk template die ontwikkeld werd voor kleinere, onafhankelijke instituten en individuen; hij kan gebruikt worden met FileMaker Pro of Microsoft Access. Een volledige handleiding vind je op de IMAP-website.

Een eenvoudig catalogusbestand – op papier of in spreadsheet of database – zou de volgende elementen moeten bevatten:
- kunstenaar
- uniek identificatienummer
- productiedatum
- kleur of zwart-wit
- met of zonder klank
- duurtijd
- formaat
- generatie
- soort videoband
- melding of het werk deel uitmaakt van een reeks
- notities die geschreven zijn op de cassette, op de doos, op het spoel, of op een in de doos gevonden papiertje
- fysieke staat van de videoband
- opslaggeschiedenis van de videoband, indien gekend

Een diepgaande discussie over catalogiseringsprincipes en -praktijken vindt men op de website van Moving Image Collections (MIC). Regels voor catalogisering zijn beschikbaar op de website van de International Federation of Film Archives (FIAF).

Nummeren

Een noodzakelijk element in het catalogeringsproces is het gebruik van een uniek identificatienummer voor elk individueel item. Sommige collecties kunnen reeds met zorg zijn genummerd: dit nummeringsysteem kan dan vaak behouden blijven (en zou altijd in de databank moeten worden opgenomen). Indien de banden niet grondig of consistent genummerd zijn, moeten nieuwe nummers worden toegekend.
Het nummeringsysteem moet zo eenvoudig mogelijk gehouden worden.

Een nummeringsysteem kan de collectie of maker beschrijven, een nummer toekennen, en details verschaffen over formaat of generatie. Zo zou bijvoorbeeld de eerste tape in de Dolores Smith collectie, een gemonteerde master, als volgt genummerd kunnen worden:

DS-00001-M

De verschillende afspraken voor nummering moeten op voorhand worden bepaald, net zoals de afspraken voor het uitschrijven van het nummer (bv. het gebruik van koppeltekens, enz.).

Consistentie is noodzakelijk: verander een systeem, eens het werd afgesproken, niet meer – tenzij dit absoluut noodzakelijk blijkt.

Etiketteren

Breng zuurvrije labels aan, zowel op de doos als op de videoband. Omdat labels kunnen uitdrogen en loskomen, verkiezen sommige archivarissen de videobanden en –dozen zelf rechtstreeks te etiketteren met archiefveilige permanente markeerstiften.

Labels zouden de volgende elementen moeten bevatten:
- titel
- kunstenaar
- datum
- generatie
- uniek identificatienummer

Conserveren

Conserveren (Intro)

Conserveren verwijst naar de handelingen die worden uitgevoerd om voorwerpen in hun huidige staat te bewaren en om iedere vorm van verder verval te voorkomen.

Omstandigheden voor de opslag van dragers

In optimale omgevingsomstandigheden zou een nieuwe videoband ongeveer tien jaar moeten meegaan. Maar videobanden kunnen tot dertig, en in sommige uitzonderlijke gevallen tot vijftig jaar bruikbaar blijven.

Correcte bewaringsomstandigheden geven je de nodige tijdsmarge om tapes correct te documenteren, en om werken te preserveren die onmiddellijke aandacht vereisen – terwijl videobanden met een lagere prioriteit stabiel kunnen worden gehouden. De beste temperatuur voor lange termijnbewaring is ongeveer 10°C, bij een relatieve vochtigheid van 25%, met weinig fluctuatie.

Deze bewaringsomstandigheden kunnen niet altijd worden gerealiseerd, maar videobanden zouden in elk geval moeten worden opgeslagen met aandacht voor de volgende parameters:
- Bewaar videobanden op metalen rekken in koele, droge en stabiele omstandigheden.
- Bewaar videobanden rechtop, zoals boeken.
- De bewaarplaats moet stofvrij zijn en zich buiten het zonlicht bevinden. De dozen en cassettes moeten schoon en stofvrij worden gehouden.
- Verifieer of er geen zuurhoudend plastic of papier in de doos aanwezig is: dit kan mogelijk de ontbinding versnellen.
- Waardevolle papieren documenten die in de doos worden aangetroffen, zouden afzonderlijk van de tape moeten worden bewaard; noteer hun aanwezigheid en de locatie in het relevante catalogusbestand.
- Meet de temperatuur en de vochtigheidsgraad maandelijks, om er zeker van te zijn dat de omgevingsomstandigheden niet fluctueren doorheen de tijd.
- Kijk je collectie tegelijkertijd na op microniveau; zorg ervoor dat de cassettedoosjes vrij zijn van vuil en stof.
- Schakel, vooraleer je een videocassette in het rek plaatst, de record tab uit om accidentele uitwissing in de toekomst te voorkomen.

Videobanden opwinden

De manier waarop een videoband is opgespoeld kan bijdragen tot een langere levensduur.

De videoband moet gelijkmatig en een beetje strak worden opgewonden, aangezien een gelijkmatig opgewonden videoband het minst vatbaar is voor externe schade. Je kan een gelijkmatige opwinding bereiken door de videoband op een gelijkmatig tempo tot het einde vooruit, of tot het begin terug te spoelen, maar wees voorzichtig met videobanden die beschadigd of in slechte staat zijn. Vermijd in geval van twijfel de videobanden af te spelen!

Voorbeelden van slechte spoelingen zijn: popped strands, pack slop, en flange pack.

Kleef de losse einden van open reel tapes met zuurvrije papiertape vast, want de uiteinden kunnen dubbel plooien of vervormen.

Voor consumentenformaten moet de tape op de take-up hub – de spoel waarop de tape terechtkomt wanneer hij wordt opgewonden – worden bewaard, voor niet-consumenten- of archiefformaten wordt hij bewaard op de supply hub: dat is de spoel van waaruit de tape wordt afgespeeld.

Apparatuur bewaren

Wil je videobanden correct kunnen opwinden en migreren, dan heb je goed functionerende apparatuur nodig. Het bewaren van apparatuur in je collectie kan daarom net zo belangrijk zijn als de preservering van de videobanden zelf. Hierbij dient te worden opgemerkt dat de dragers hoogstwaarschijnlijk de afspeeltechnologie zullen overleven.

Hou rekening met de volgende zaken wanneer je je behoeften bepaalt m.b.t. apparatuur:
- Koop apparatuur van de beste kwaliteit die beschikbaar is.
- Hou de apparatuur steeds schoon en lijn ze correct uit, zodat ze de videoband niet beschadigt en geen afspeelfouten veroorzaakt.
- Hou in het bijzonder het pad van de videoband en de koppen proper.
- Als je van plan bent om videobanden voor vele jaren te bewaren, ook nadat het formaat in onbruik is geraakt, hou dan de handleidingen bij en leg een voorraad van reserveonderdelen en/of reservevideorecorders aan.

Preserveren en migreren

Preserveren en migreren (Intro)

Preservering verwijst naar het algemene proces waarbij de inhoud van een object wordt bewaard en zijn raadpleegbaarheid op lange termijn wordt verzekerd. Een onderdeel van het preserveringsproces is migratie, of het dupliceren van een videoband naar een nieuw archiefformaat, om zo de inhoud op lange termijn toegankelijk te houden.

Archiefformaten

Er bestaat een verscheidenheid aan analoge en digitale videobandformaten, die ontwikkeld werden om te beantwoorden aan specifieke gebruikersnoden. Voor de preservering van videobanden werd er nooit één bepaald standaardformaat bepaald.

Als goede archiefformaten worden professionele videobanden, die dik en sterk zijn, aanbevolen: ze zijn alomtegenwoordig en worden wijd ondersteund door de televisie- en productie-industrie. Voor de gewone consument worden speciale videoformaten geproduceerd die aan hun specifieke noden tegemoetkomen. Ze zijn meestal klein van formaat en niet erg robuust, en de videoband is dunner dan die van professionele tapes. Als preserveringsmaster kan zo’n videoformaat dan ook niet aanvaard worden.

De volgende twee videoformaten worden het vaakst voor preservering gebruikt:

Digital Betacam (of DigiBeta)
In de archiefgemeenschap wordt dit digitale formaat met lage comprimering momenteel beschouwd als beste keuze van preserveringsmaster. Dit stevige en betrouwbare digitale formaat levert de best beschikbare beeldkwaliteit. Wanneer men het gebruikt om andere DigiBeta te re-masteren, is er geen generatieverlies van de inhoud: DigiBeta maakt een exacte digitale kloon van het origineel. Een argument dat sommigen ervan weerhoudt om dit formaat te gebruiken is de hoge prijs. Ook de afspeelapparatuur is duur, en meestal enkel in professionele productieomgevingen verkrijgbaar.

Betacam SP
Dit analoge formaat zonder comprimering is zeer duurzaam en betrouwbaar. Bij migratie is het – vergeleken met de meeste andere analoge videoformaten – in staat om een maximaal niveau van informatie te behouden. Omdat Betacam SP een analoog formaat is, kan er op kopieën die van een dergelijke master worden gemaakt generatieverlies optreden.

Digitale bestanden

Op dit moment bestaat er binnen de archiefgemeenschap geen algemene consensus over een digitaal bestandsformaat dat geschikt is voor lange termijnbewaring van videobeelden.
Een groot voordeel van het opslaan van bestanden op digitaal formaat is de mogelijkheid om bestanden zonder generatieverlies te kopiëren. Er zijn ook voordelen qua kosten en ruimte: digitale opslag wordt steeds goedkoper, en de prijs zal in de nabije toekomst ook blijven dalen.

Wanneer men video digitaliseert zijn er echter een aantal variabelen die meespelen, zoals problemen rond comprimering, codecs en de compatibiliteit van de verschillende bestanden. Alhoewel er zich op dit gebied recent opwindende ontwikkelingen hebben voorgedaan, moeten deze kwesties onder archivarissen nog opgelost worden. (Eén zo’n belangrijk project vind je in de sectie ‘Case studies’ op deze website.)

Triage

Om een preserveringsprogramma op te starten en te onderhouden moet je eerst de banden identificeren die onmiddellijke aandacht vereisen. Vervolgens ontwikkel je een plan, waarbij je in het oog houdt welke middelen je aan het project kan besteden.

Voor het bepalen van tapes die bewaard moeten worden, kijk je eerst naar hun fysieke staat en herkomst: dit zijn de twee hoofdfactoren die de benodigde tijd en de noodzakelijke kosten zullen bepalen.

Bijkomende aandachtspunten:
- Verifieer, vooraleer je een tape migreert, of een andere organisatie een originele of hoge kwaliteitsversie van het werk heeft: dit zou een betere bron voor migratie kunnen zijn. Kijk daarom na of het werk reeds werd geconserveerd door een andere organisatie. Dit kan ook een duplicatie van middelen vermijden.
- Migreer de originele (eerste) generatie of de generatie die het dichtst bij het origineel ligt, om zo de hoogst mogelijke kwaliteit van preserveringsmaster te kunnen maken. (Tenzij een versie uit een volgende generatie duidelijk minder aangetast is, wat soms het geval is.)
- Merk op dat er meerdere masters en meerdere definities van de term ‘master’ kunnen bestaan, waardoor het nodig kan zijn om de maker van het werk te consulteren en meerdere tapes af te spelen om de beeldkwaliteit te vergelijken.
- Ga voorzichtig om met het afspelen van oudere, verslechterde tapes: dit kan permanente schade veroorzaken.

Binnenshuis werken versus uitbesteding

Sommige organisaties zijn tot de conclusie gekomen dat het investeren in een schoonmaak- en herformatteringsprogramma in eigen huis op lange termijn tijd en middelen kan besparen. Veel organisaties werken voor dit soort activiteiten echter via uitbesteding met betrouwbare videolaboratoria.

Contacteer, eens je de tapes ter preservering hebt geselecteerd, verschillende videolabs, en vergelijk hun kostenramingen. Voorzie de labs van zoveel mogelijk informatie, zoals formaat, lengte en staat van elke tape.

Denk eraan dat, eens het lab de tapes bekijkt en evalueert, de prijs kan wijzigen.

De grondbeginselen van migratie

Migratie vraagt om actie en vooruitziendheid – een evenwicht tussen korte en lange termijnplanning.

Hier volgt een overzicht van de basisprocedure:
- Maak een preserveringsmaster door de tapes te remasteren of naar een archiefformaat te migreren.
- Maak meer dan één master en bewaar de duplicaatkopie op een andere plaats om rampschade te vermijden.
- Aan het begin van de tape zou de preserveringsmaster één minuut kleurbalken en een referentietoon moeten bevatten. Dit zijn de referentiesignalen die gebruikt worden om de esthetische integriteit van de (inhoud van) de originele tape te verzekeren.
- Zorg ervoor dat de preserveringsmaster een tijdscode bevat. Dit signaal voorziet in een tijdsreferentie en helpt bij de correcte synchronisatie van het audiovisueel materiaal.
- Maak voor raadplegingsdoeleinden minstens één vertoningskopie van het werk, op VHS of dvd.
- Zorg ervoor dat de archiefmaster die off-site wordt bewaard nooit wordt afgespeeld, tenzij voor inspectie of voor het maken van nieuwe klonen voor archief- of tentoonstellingsdoeleinden.

Kwaliteitscontrole

Wees bereid om een grote hoeveelheid tijd te investeren in kwaliteitscontrole, een controle die soms zelfs langer kan duren dan de eigenlijke duur van het werk. Wanneer je het migreren van een tape uitbesteedt, zal er altijd kwaliteitscontrole op geremasterde tapes worden uitgevoerd: dit is een standaardpraktijk. Het is daarom belangrijk je eigen kwaliteitscontrole uit te voeren wanneer je tapes van het lab terugkrijgt.

Hier zijn enkele punten om in het achterhoofd te houden:
- Kijk de beeldkwaliteit van de nieuwe master, de back-upmaster en raadpleegkopieën na, door elke tape af te spelen op goed onderhouden apparatuur.
- Gedurende het migratieproces zou de transfer idealiter ook in real time moeten bekeken worden. Ook gedurende de kwaliteitscontrole zou dit moeten gebeuren: het laat de kijker toe om onmiddellijk potentiële fouten of glitches in het transferproces te identificeren.
- Indien je beperkt bent qua tijd en geld, doe dan een snelle check van elke tape aan het begin, midden en einde van de band. Dit wordt echter niet beschouwd als best practice.
- Check de kleurbalken op een gekalibreerde monitor en bevestig dat de audioniveaus correct werden aangepast voor referentie. Zo ben je zeker dat de preserveringsmaster de visuele en auditieve integriteit van de originele tape behoudt.
- Noteer observaties in de catalogus: verwijs indien mogelijk naar de tijdscode van de tape en documenteer het precieze tijdstip waarop zich problemen voordoen.
- Hou de observaties van het lab bij. Het lab zou moeten uitleggen hoe de tape werd omgezet, of er moeilijkheden waren, en hoe het beeld eruitzag tijdens het transferproces.
- Technische notities worden tijdens de omzetting bij voorkeur door technici gemaakt; deze notities moeten worden overgenomen in de catalogus.
- Documenteer specifieke informatie over de transfer, inclusief de datum en locatie, de naam van de technicus en alle veranderingen die zich tijdens het proces hebben voorgedaan.
- Toon de kunstenaar indien mogelijk zowel origineel als kopie, en dit op twee identiek gekalibreerde monitors. Zorg ervoor dat de chrominantie- en luminantieniveaus correct zijn.
- Als dit de eerste keer is dat je de inhoud van de tape ziet, is het nuttig om de inhoud van het beeld ook te catalogiseren. Maak hiervoor gebruik van een vertoningskopie.