L'inspection est le processus de récolte d'informations détaillées sur un fichier, en prévision de sa migration vers des nouveaux formats. Ce moment est aussi celui où l'on vérifie le statut d'œuvres déjà préservées ou devant l'être.
Une inspection physique détaillée de l'installation et de son matériel peut fournir une importante somme d'informations et aider l'archiviste, le conservateur ainsi que les prestataires à déterminer quelles étapes sont nécessaires pour migrer les composants médiatiques vers un nouveau format. L'inspection des bandes vidéo et celle des fichiers numériques seront réalisées séparément, étant donné que chacun de ces médias requiert des considérations différentes.
L'inspection des bandes est un processus relativement simple, mais il nécessite d'être fait de façon ordonnée, en portant soigneusement attention aux détails. Un formulaire basique d'inspection des bandes vidéo est disponible dans la section de ce site consacrée au rapport de condition. Se référer au guide pour l'inspection des bandes vidéos de l'Association of Moving Image Archivists pour un guide pas à pas de l'inspection physique.
De manière général :
Contrôler l'état physique de chaque bande que vous inventoriez et que vous préparez à un entreposage de longue durée.
Identifiez les bandes qui nécessiterons une attention plus immédiate et déterminez quelles bandes représentent une priorité haute, moyenne ou basse, quand à leur préservation.
Documentez vos observations et vos évaluations dans le catalogue.
• Une forte odeur vinaigrée indique le syndrome du vinaigre.
• De la moisissure blanche ou marron (VOIR PLUS BAS LES CONSEILS CONCERNANT LES BANDES MOISIES)
• De la poudre blanche ou marron à la fin de la bande ou à l'intérieur du boîtier.
• Une bande collante - signe d'un "sticky shed syndrome" (littéralement "syndrome de la bande qui colle et qui dépose").
• La saleté, la poussière ou les traces de doigts témoignent d'une mauvaise manipulation.
• Une bande entreposée détendue ou enroulée de façon irrégulière.
• Dommages sévères (y compris dus à l'eau) au niveau du boîtier de la bande.
Portez des gants sans peluches et essayez de ne pas toucher la surface de la bande ou ses cotés.
Manipulez les bandes dans des lieux sans poussière, sans fumée ni nourriture (Empreintes de doigts, poussières, ou autres débris peuvent entraîner des sauts dans l'image si les particules se retrouvent entre la tête de lecture et la bande).
Les bandes moisies ou contaminées par le syndrome du vinaigre doivent être séparées des autres bandes et conservées au frais et au sec car l'acide acétique ou les spores infectant ces bandes peuvent se propager et infecter des bandes saines.
Important à noter concernant les bandes moisies : La moisissure peut présenter des risques sérieux pour la santé. Si la moisissure est rencontrée durant le processus d'inspection, arrêtez l'inspection immédiatement. Isolez la bande jusqu'à ce qu'elle puisse être examinée par un expert qui sache identifier de quel type de moisissure il s'agit et assurer que la bande peut être manipulée sans danger.
Mettre en place une inspection régulière et évaluer l'état physique de vos bandes est une bonne idée. Idéalement, elles devraient être inspectées au moins tout les six mois pour pouvoir ainsi détecter les premiers signes de détérioration.
Il est recommandé de faire fonctionner vos bandes — c.-à-d., rembobinez-les tous les trois ans. Cela soulage la pression de la bande.
Après l'utilisation d'une bande, assurez-vous de la rembobiner de façon régulière sur la bonne bobine (la bobine réceptrice pour les formats grands publics ; la bobine débitrice pour les formats professionnels).
L'inspection des fichiers numériques consiste à vérifier régulièrement leur opérabilité, ce qui inclus de contrôler le logiciel approprié et nécessaire pour lire le fichier et de s'assurer que l'équipement matériel est pleinement fonctionnel.
Les caractéristiques suivantes ou attributs basiques des œuvres à composantes informatiques devraient être examinés et décrits dans le catalogue durant l'inspection :
L'évolution rapide des technologies et le danger que constitue l'obsolescence exige une inspection et une évaluation régulière de l'intégrité d'une œuvre à composantes informatiques — l'œuvre en tant que système interopérable de données, de formats de données, de logiciels et de matériel.
Il est dur de déterminer la périodicité avec laquelle les composants devraient être inspectés. Souvent, les mises à jours de logiciels ne sont pas compatibles avec les versions précédentes, rendant une grande quantité d'informations numériques obsolètes en un temps très court et sans avertissements préalables.
Idéalement, les inspections sont effectuées régulièrement tous les six mois. Bien sûr, cela n'est pas toujours faisable, mais lorsqu'on intègre une œuvre à composantes informatiques dans une collection, une inspection périodique devrait toujours être considérée comme faisant partie des responsabilités de l'institution envers l'œuvre.
Testez l'œuvre dans son environnement original ainsi que dans le dernier environnement disponible utilisant la dernière version d'un logiciel, système d'exploitation et/ou matériel. Conservez plusieurs copies du logiciel original. Ces tests sont de bonnes opportunités pour évaluer les risques et pour considérer quelles mesures seront nécessaires lorsque l'œuvre devra être migrée.